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Checkliste: Das sind die 11 wichtigsten CRM-Funktionen

CRM-Funktionen

Zeitsparende Tools für den Vertrieb – ja, das ist der Wunsch vieler Unternehmen. Aber was würden Sie davon halten, wenn es eine Möglichkeit gäbe, wie Sie neue Leads entdecken, mehr Leads kontaktieren, schnellere Abschlüsse machen und Ihre Pipeline sogar rund um die Uhr im Blick behalten könnten? So fern dieses Szenario für manch einer klingen mag – die Lösung ist simpel und lautet "CRM-System". Aber Vorsicht! Nicht jedes CRM erfüllt die notwendigen Bedingungen. Auf welche CRM-Funktionen Sie bei der Auswahl eines passenden Systems achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die 11 wichtigsten CRM-Funktionen in der Übersicht

Allen voran steht die Nützlichkeit für die Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte. Ein CRM-System sollte Ihre Prozesse schneller und effizienter gestalten und Ihren Vertriebsprozess vereinfachen. Erfüllt Ihr System jedoch noch diese 11 weiteren CRM-Funktionen, dann eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten für Ihren Vertrieb:

1. Organisation von Kontaktdaten

In der Anfangsphase eines Unternehmens ist die Verwaltung von Kontakten und Kunden noch recht übersichtlich und einfach. Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto größer wird die Notwendigkeit, Ordnung in Ihre Kontaktdaten zu bringen. Mit einem CRM können Vertriebsmitarbeiter Kontaktdatensätze erstellen und alle Informationen über potenzielle und bestehende Kunden speichern. So kann jeder Mitarbeiter nachverfolgen, mit wem der Kunde Kontakt hatte und was besprochen wurde. Dies sorgt nicht zuletzt für einen reibungslosen Vertriebsprozess. Aber seien wir mal ehrlich: Das kann jedes  CRM-System. Viel wichtiger ist jedoch, dass Ihr CRM die Eingabe von Kundendaten optimiert und die manuelle Pflege reduziert, indem es besonders benutzerfreundlich ist. Achten Sie beispielsweise darauf, dass Sie eine E-Mail Adresse mit nur wenigen Klicks in einen neuen Kontakt in Ihrem CRM-System verwandeln können. Ein gutes CRM kann außerdem Unternehmenseinträge automatisch ausfüllen.

2. Präzise Vertriebsprognose

Grob überschlagene Kennzahlen liefern nicht unbedingt eine besonders verlässliche Prognose. Mit einem guten CRM-System können Sie den Vertriebstrichter an Ihre Anforderungen anpassen und eine strukturierte Pipeline erstellen. Egal wie viele Phasen Ihre Deals haben, Ihre Software sollte diese Ebenen abbilden können. So haben Sie stets den Überblick darüber, welche Deals sich noch in der Verhandlung befinden oder welche bereits gewonnen oder verloren sind. Außerdem sollten Sie Ihre Deals ganz einfach von einer Phase in die nächste schieben können (z.B. per Drag and Drop).

Mehr Deals mit weniger Aufwand: 6 gute Gründe für ein CRM System

3. Vertriebsspezifische Berichterstattung

Für die tägliche Arbeit benötigen Vertriebsmitarbeiter einen Überblick über bestimmte Daten, wie z.B. die Anzahl an Deals in der Pipeline, zu erledigende Aufgaben oder vereinbarte Termine. Auch Vertriebsleiter und obere Führungskräfte möchten analysieren, in welchen Bereichen das Team bereits gute Arbeit leistet und wo Optimierungsbedarf besteht. Ein gutes CRM-System ermöglicht es Ihnen, ein übersichtliches Dashboard nach Ihren Anforderungen zu gestalten und Daten einfach zu exportieren.

4. Verwaltung von Aufgaben

Oftmals muss man während der Arbeit zwischen verschiedenen Systemen und Tools hin und her wechseln. Das kann sehr mühsam sein und kostet unnötig viel Zeit. Achten Sie also darauf, dass Ihr CRM-System über eine integrierte Aufgabenverwaltung verfügt. 

5. E-Mail Vorlagen speichern

Für die Erstellung von Inhalte, z.B. für Vertriebs-E-Mails, verbringen Ihre Mitarbeiter jede Menge Zeit. Haben Sie in Ihrem CRM-System ein Inhaltsinventar integriert, so können Sie aus wiederkehrenden E-Mails Vorlagen machen und sogar mit Ihrem Team teilen. Außerdem können Sie die am häufigsten an potenzielle Kunden versendete Informationsmaterialien an einem zentralen Ort speichern und leicht zugänglich machen.

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6. Automatisieren Sie die Kontaktaufnahme

Das Erstellen von E-Mail Vorlagen ist nur eine Seite der Medaille. Mit einem guten CRM können Sie aus personalisierten Follow-up-E-Mails eine Sequenzen erstellen, welche daraufhin automatisch zum richtigen Zeitpunkt versendet werden. Achten Sie auch darauf, dass Sie benachrichtigt werden, wenn Ihre E-Mails geöffnet wurden oder ein potenzieller Kunde einen Link oder Anhang geöffnet hat. So können Sie mit zeitnahen und relevanten Follow-Ups reagieren.

7. Automatische Datenerfassung

Eine der wichtigsten CRM-Funktionen ist die bessere Nachverfolgung von Kontaktpunkten zu bestehenden oder potenziellen Kunden. Achtung: in vielen CRM-System ist vorgesehen, dass Vertriebsmitarbeiter die E-Mails in das System kopieren oder Anrufmitschnitte hochladen müssen. Dieser Aufwand ist nicht nur vermeidbar, sondern obendrein sehr frustrierend. Gute Systeme protokollieren alle Anrufe automatisch und ermöglichen es, direkt aus dem CRM heraus E-Mails zu versenden. Alle Informationen werden in einer Chronikansicht im Datensatz des Kontakts zur Verfügung gestellt.

8. Mobile Version

Haben Sie Außendienst-Mitarbeiter, dann ist es besonders wichtig, dass Ihr CRM auch mobil verfügbar ist. Die meisten CRM-Systeme ermöglichen den mobilen Zugriff per App. Lassen Sie diesen Punkt unbedingt in Ihre Überlegungen einfließen.

9. Integration in Marketing-Automatisierung

Nutzen Sie bereits eine Software für Marketing-Automatisierung? Wenn ja, dann sollten Sie sichergehen, dass sich Ihr CRM-System darin integrieren lässt. Denn dieses gibt einen vollständigen Überblick über alle bestehenden und potenziellen Kunden. Eine Lücke zwischen der Marketing-Automatisierungssoftware und dem CRM kann zu unvollständigen Informationen und verpassten Chancen führen.

10. Buchen Sie mehr Meetings

Mit einem guten CRM haben Sie die Möglichkeit, auf eine Meetings- Funktion aufzurüsten. Damit können Sie Ihren Leads einfach einen Link schicken, mit dem diese einen passenden Termin wählen können. Auch ein direkter Kontakt per Live-Chat kann sehr sinnvoll für die Terminvereinbarung oder die Klärung von Fragen sein und ist in manchen CRM-Systemen sogar kostenfrei dabei.

11. Entdecken Sie schneller neue Leads

Was würden Sie davon halten, wenn Sie in Echtzeit sehen könnten, wer Ihre Website besucht, wie oft und welche Seite Ihre Besucher am meisten interessieren? HubSpot ist beispielsweise ein CRM, bei dem Sie auf das Prospects-Tool aufrüsten können. So entdecken Sie schneller neue Leads und wissen, wer sich für Ihre Produkte oder Dienstleistungen interessiert, ohne nachfragen zu müssen.

Fazit

Ich hoffe, dass ich Ihnen mit dieser Checkliste dabei helfen konnte, das für Ihr Unternehmen am besten geeignete CRM-System auszuwählen. Wenn Sie sich nun fragen, ob es denn überhaupt ein CRM gibt, welches all die oben genannten CRM-Funktionen erfüllt, dann kann ich das mit einem klaren Ja beantworten. Mit der Software von HubSpot. Und das beste dabei: Sie können das Tool kostenlos nutzen! Wenn Sie Interesse an einer Demo haben, dann buchen Sie sich 15 Minuten in meinem Kalender und ich rufe Sie an:

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Themen: CRM Vertrieb Inbound Sales