Inbound Marketing Blog

Erfüllt Ihr CRM die Anforderungen der Datenschutz Grundverordnung?

Datenschutz Grundverordnung CRM Software
 
Der Schutz personenbezogener Daten gilt als wichtiges Persönlichkeitsrecht und stellt Unternehmen auf der ganzen Welt vor die Herausforderung, diesen zu gewährleisten. Seit dem 25. Mai 2018 regelt dies EU-weit die neue Datenschutzgrundverordnung, die Neuregelungen bezüglich Datenschutz und Datensicherheit bereithält. Zahlreiche Unternehmensbereiche sind davon betroffen, so z.B. auch das sogenannte Customer-Relationship-Management (CRM). Hier werden alle personenbezogenen Daten gespeichert und mit Kunden interagiert. Das verwendete System muss der Datenschutzgrundverordnung entsprechen, ansonsten drohen Sanktionen. Haben Sie Ihre Geschäftsprozesse schon angepasst?
 

Dieser Artikel könnte Sie auch interessieren:

Datensammlung: Landing Pages, Formulare und Double Opt-in

Haben Sie ein Download-Angebot entworfen, das Sie im Austausch gegen die Daten Ihres Leads zum Download bereitstellen, gilt es, diesen Prozess an die DSGVO anzupassen.  

Die DSGVO sieht vor, dass ein Lead bei der Eingabe seiner persönlichen Daten auf den dafür genutzten Landing Pages und Formularen genau darüber informiert werden muss, dass diese gespeichert und in bestimmter Weise von dem betreffenden Unternehmen genutzt werden.

Artikel 12 der DSGVO besagt dabei: „Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen (...), die sich auf die Verarbeitung beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln“. Die Informationen, welche bereitgestellt werden müssen, sind in Artikel 13 der DSGVO konkretisiert.

Am Besten geeignet für die Umsetzung ist ein Content-Management-System (CMS) mit angebundenem CRM. Damit können Sie Webseiten, Landing Pages sowie Formulare selbst gestalten. So stellen Sie sicher, dass dem potentiellen Kunden auch alle geforderten Informationen an der richtigen Stelle zur Verfügung gestellt werden.

Auf Grundlage dieses Wissens kann sich Ihr Lead schließlich entscheiden, ob er Ihnen seine Daten zur Verfügung stellen möchte. Dabei ist es wichtig, dass Sie gewährleisten, dass der Lead tatsächlich aktiv seine Einwilligung geben muss und nicht durch beispielsweise ein bereits angekreuztes Kästchen gelenkt wird. Details zur Einwilligung finden Sie in Artikel 7 der DSGVO.

Auf Nummer sicher gehen Sie dabei mit dem Double Opt-In Verfahren. Dabei erhält der potentielle Kunde nach der Eingabe seiner Daten nochmals eine E-Mail, in welcher er bestätigt, dass er tatsächlich mit der Freigabe einverstanden sind.

Auch wenn die DSGVO dieses Verfahren nicht vorschreibt, empfehlen wir es Ihnen. Denn so können Sie auch auf lange Sicht nachweislich bestätigen, dass Sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind und der potentielle Kunde tatsächlich freiwillig in die Nutzung seiner Daten eingewilligt hat.

Sind Sie bereit für die DSGVO? Prüfen Sie es mit unserer Checkliste!

DSGVO Checkliste jetzt kostenfrei downloaden

Datenspeicherung: Kontakte exportieren und Informationen anpassen

Mit der DSGVO wird das bereits bestehende Betroffenenrecht gestärkt. Dies besagt, dass die von einem Unternehmen gespeicherten eigenen Daten vom Betroffenen angefordert, eingesehen und auf Wunsch an ein anderes Unternehmen übertragen werden können. Dies kann beispielsweise bei einem Anbieterwechsel notwendig sein und wird mit Artikel 20 der DSGVO sichergestellt.  

Auch hier sollten Sie prüfen, ob Ihr CRM dies leisten kann. Können Sie die persönlichen Daten beispielsweise in ein benutzerfreundliches Format exportieren und dem Kunden zur Verfügung stellen? Ist eine Übertragung der Daten problemlos möglich?

Nach wie vor können Kunden die Änderung ihrer Daten anfordern. Dies ist keine Neuerung, die mit der DSGVO kommt. Allerdings verschärft diese die Sanktionen bei dem Nichtnachkommen der Anfrage.

Unser Erfahrungswert aus der Praxis: Das Bereitstellen und Ändern der Daten ist mit dem HubSpot CRM ganz einfach möglich. Mit einem Klick können Sie so zum Beispiel die E-Mail-Adresse eines Kunden ändern, die Daten exportieren oder übertragen. Ein Vorteil von HubSpot ist dabei auch, dass Sie sich dafür spezielle Workflows einrichten können. 

Inbound Marketing Blog JETZT abonnieren!

Das Ende der Beziehung: Abmelden/Anpassen des Blog-Abonnement oder Antrag auf Löschung der Daten

In Sachen E-Mail Marketing ist es wichtig, dass jede E-Mail automatisch den “Unsubscribe-Button” in der Signatur enthält. Dieser ermöglicht es den Kontakten, sich von Ihrem Blog-Abonnement oder Newsletter abzumelden oder anzupassen, zu welchen Themen sie E-Mail Benachrichtigungen erhalten wollen. Dies fordert die DSGVO in Artikel 21.

Auch wenn Sie nicht HubSpot als Ihr CRM und E-Mail Marketing Software nutzen, wo ein solcher Button bei allen Marketing-E-Mails Standard ist, sollten Sie sicherstellen, dass Ihren Lesern eine Möglichkeit geboten wird, sich von Ihrem Newsletter abzumelden.

Möchte Ihr Kunde sich nicht nur Ihre E-Mails nicht mehr erhalten, sondern seine Daten komplett aus Ihrem System löschen lassen, kann er dank des “Rechts auf Vergessenwerden” diesbezüglich nun einen Antrag stellen, dem Sie zeitnah nachkommen müssen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr CRM die Option bereithält, systeminterne Daten vollkommen löschen zu können.

Lesen Sie auch unsere 6-Punkte-Checkliste: E-Mail Marketing gemäß der DSGVO

Fazit

Auch wenn die DSGVO mittlerweile den meisten Entscheidern in Marketing und Vertrieb ein Begriff ist, tun sich mit der Umsetzung noch immer einige Marketer schwer. Eine geeignete CRM Software nimmt Ihnen dabei viel Arbeit ab. HubSpot arbeitete seit Inkrafttreten der DSGVO in 2016 daran, allen Änderungen gerecht zu werden und ist mittlerweile zu 100% DSGVO-konform. Sind Sie also noch auf der Suche nach einer passenden CRM Software, die an die Datenschutz Grundverordnung angepasst ist, sind Sie mit HubSpot auf der sicheren Seite. Wenn Sie also mit der Neuanschaffung oder dem Wechsel einer CRM-Lösung planen, dann ist jetzt der beste Zeitpunkt dafür.

New Call-to-action

 

 

Rechtlicher Hinweis:

Diese rechtlichen Informationen sind nicht zu verwechseln mit einer rechtlichen Beratung, bei der ein Rechtsanwalt das geltende Recht auf Ihre spezifischen Umstände anwendet. Wir weisen Sie deshalb darauf hin, dass Sie bei Beratungsbedarf über Ihre Auslegung dieser Informationen oder über deren Richtigkeit und Vollständigkeit einen Rechtsanwalt hinzuziehen sollten. Sie dürfen sich demnach auf dieses Dokument weder als Rechtsberatung stützen noch als Empfehlung für eine bestimmte Auslegung geltenden Rechts.

 

Foto:

© ESB Professional/Shutterstock.com

Themen: CRM HubSpot CRM DSGVO