Kann man einen Lead einfach so anrufen? - Oder öffnet eher eine E-Mail das Tor zum Verkauf? Diese Fragen sind Alltag im modernen Vertrieb. Die korrekten Antworten hingegen fallen aus dem Rahmen: Nur wer die komplexen Zusammenhänge einer Kundenzentrierung bedenkt, findet die jeweils richtigen Antworten. 5 Grundfragen helfen Ihnen, das beste Medium zu entscheiden.
Sales E-Mail oder Telefonat:
Kunden stehen auch hier im Mittelpunkt! - Oder?
Die Inbound Methodik hat nicht nur das Marketing revolutioniert, auch der Vertrieb folgt neuen Regeln (Stichwort: Inbound Sales).
Die Kaltakquise gilt längst als unhöflich. Dennoch besteht weiterhin Notwendigkeit, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten.
Lesen Sie hier: Was ist Inbound Marketing?
E-Mails sind durch diesen Umstand zum beliebten Instrument des Inbound Marketings geworden. Und der Salesbereich hat diese primäre Kontaktform adaptiert.
Lesen Sie hier: Was ist Inbound Sales?
Aber ist die E-Mail immer das beste Medium für den Erstkontakt? Wo unterscheidet sich die erfolgreiche Kontaktaufnahme von einer wirkungslosen? - Es lässt sich nicht nachweisen, dass die Kontaktaufnahme per E-Mail immer erfolgreicher ist. Auch das klassische Telefonat kann nach wie vor überzeugen. Entscheidend bei der Wahl ist die richtige Strategie: Kunden ernst zu nehmen und auf ihre Vorlieben zu achten.
Es gibt fünf Faktoren, die helfen, sich zwischen Sales E-Mail oder Telefonat zu entscheiden. Stellen Sie sich daher die folgenden Fragen:
Faktor 1: Timing - Wann will ich die Zielperson erreichen?
Wie Sie Ihren Prospect kontaktieren sollten, ist unter anderem davon abhängig, wann Sie ihn kontaktieren wollen. Denn
Telefonate kommen zu anderen Zeiten gut an, als E-Mails:
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Es hat sich gezeigt, dass Telefonate später am Tag erfolgreicher sind, als die geschriebene Konkurrenz.
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Ebenso zu einem späteren Zeitpunkt in der Woche. Auch da punktet bei Prospects eher zu telefonieren.
Sie kontaktieren Ihre Zielperson donnerstags, ab 15 Uhr? Melden Sie sich am besten telefonisch.
Auch wenn Sie die Person nicht erreichen oder nur eine Nachricht hinterlassen, besteht hier die höchste Wahrscheinlichkeit, positiv aufzufallen oder gegen Ende des Tages sogar vom Kontakt zu hören. Oft als letzte Handlung, bevor der das Büro verlässt.
Lesen Sie auch: Wie Sie Ihren Salesprozess effektiver gestalten
Die Zeitspanne für beste Aufmerksamkeit bei E-Mails ist kürzer, dafür jedoch regelmäßig gegeben:
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Im Zeitraum von 10 Minuten vor der ganzen Stunde bis 10 Minuten nach der ganzen Stunde prüfen die meisten Menschen Ihre E-Mails.
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Hier erfolgen die meisten Übergänge zwischen einzelnen Meetings oder Tagespunkten. Daher schauen viele währenddessen in ihren Posteingang.
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Senden Sie Ihre E-Mail genau dann, wird sie weit oben auffallen, anstatt zwischen anderen E-Mails zu verschwinden.
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Die besten Tage für E-Mail Versand im Marketing sind die eher unbelasteten im Lauf der Woche: Dienstag bis Donnerstag.
Faktor 2: Anliegen - Was will ich voranbringen?
Einer der wichtigsten Faktoren in der Entscheidung zwischen E-Mail und Telefonat ist Ihr Kern-Anliegen, weswegen Sie Ihren Prospect kontaktieren.
Solche Anliegen lassen sich in starke und schwache unterteilen:
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Wollen Sie ein Treffen vereinbaren oder mehr Informationen erhalten? Dann greifen Sie zum Hörer, denn das sind starke Anliegen.
Persönlich können Sie mehr Überzeugungsarbeit leisten, als das mit einer E-Mail möglich ist. -
Geht es bei Ihrem Anliegen aber lediglich darum den Prospect langsam mit Ihrem Unternehmen vertraut zu machen
oder um die Klärung einfacher Fragen?
Dann senden Sie eine E-Mail. Diese kann der Empfänger in Ruhe lesen und sich dann zurückmelden, wenn er Zeit dafür hat.
In unseren 36 bewährten E-Mail Vorlagen für den Vertrieb finden Sie - je nach Anliegen - wertvolle Muster und weitere E-Mail Marketing Tipps:
Faktor 3: Status - Wo steht dieser Prospect?
Beachten Sie neben Zeit und Anliegen auch, in welcher beruflichen Position sich Ihr Prospect befindet. Je höher der Status ist, desto wahrscheinlicher ist auch, dass Sie eine Assistenz ansprechen oder die Führungskraft bevorzugt direkt erreichen müssen. - Aber damit sprechen Sie in jedem Fall eine reale Person an.
Unabhängig davon, ob diese Person des notwendigen Erstkontakts die ist mit der sie später einen Deal abschließen wollen, gilt eines:
Es ist immer besser, eine persönliche Konversation zu führen, als unpersönliche E-Mails zu versenden.
Überzeugen Sie die Assistenz, kann diese den Chef überzeugen. Und kommt es zu einem späteren Zeitpunkt zum Kontakt mit Ihrer eigentlichen Zielperson, dann ist auch hier die Wahrscheinlichkeit für ein erfolgreiches Telefonat (oder eine Video-Korrespondenz) größer.
Personen mit höherem beruflichem Level sind am Telefon meist geschult professionell und sie fühlen sich wohler im persönlichen Gespräch als bei schriftlicher Konversation.
Lesen Sie: Wie Ihnen Buyer Personas im Content Marketing helfen.
Personen, die sich auf einer niedrigeren Karrierestufe einordnen lassen und nicht über Assistenz verfügen, fehlt oft die Zeit für ein Telefonat. Zudem ist es unwahrscheinlich, dass sie eine unbekannte Nummer zurückrufen, oder auf Nachrichten eines unbekannten Ansprechpartners reagieren.
Diese Prospects brauchen die Möglichkeit einer Reaktion und zwar in Ihrem zeitlichen Ermessen. Hier funktioniert eine asynchrone Kommunikation über E-Mails deutlich besser.
Faktor 4: Vorlieben - Was will die Person(a)?
Bei jeder Marketing- und Sales-Aktivität sollten Sie nie Ihre Persona aus dem Blick verlieren. Denn diese hat sicherlich auch Präferenzen bezüglich der Kontaktaufnahme.
Entscheidend sind auch hier grundlegend Alter, berufliches Level, Hintergründe und Beschäftigungsfelder Ihrer Prospects. Aber auch andere Faktoren können Aufschluss darüber geben: vielleicht hatten Sie ja bereits Kontakt und kennen die Vorlieben? - Vielleicht ist jemand sehr aktiv in digitalen Medien und daher offener für digitale Kommunikation?
Millennials kommunizieren fast nur noch über E-Mails. Strategisch sinnvoll also, dass auch Sie hier die bevorzugten Wege der Zielperson bedienen und für Ihren Kontakt wählen.
Selbst sogenannte Mail Sales, ohne persönliche Anteile im Vertriebsprozess, gelten für Millennials als etabliert.
Fachkräfte in hohen Positionen, klassische Entscheider und viele Einkäufer dagegen sind an Telefonate gewöhnt.
Lesen Sie auch: Wie Sie Vertrieb an Ihren Wunschkunden ausrichten.
Faktor 5: Entwicklung - Wie weit ist mein Deal?
Neben den Vorlieben Ihres Prospects sollten Sie sich auch stets den Stand des Deals vor Augen halten, wenn Sie zu einer Kontaktaufnahme ansetzen. Situative Elemente beeinflussen unbewusst immer die Reaktion Ihrer Gegenüber.
Klären Sie für den Ablauf Ihres Deals frühzeitig, welche Kontaktwege Ihr neuer Kunde bevorzugt. Interessant wird das, wenn ein Deal hakt.
Ihr Prospect meldet sich normalerweise schnell zurück? Der Kontakt gibt sich nach wie vor positiv oder wirkt kaufbereit? Dann wird auch eine E-Mail seinen jetzigen Kommunikationsbedarf stillen und nichts an seiner Einstellung ändern.
Ist ein Prospect dagegen eher unentschlossen und oft nicht sehr reaktionsfreudig - hakt es also im Austausch oder Abschluss, dann rufen Sie an.
Das ist einfacher, schneller und Sie können das Potenzial der persönlichen Kommunikation für Ihren Sales-Prozess ausspielen, um eine positive Reaktion zu erreichen.
Und selbst wenn der persönliche Kontakt keinen akuten Bedarf aufzeigt, können Sie diesen Prospect so schneller qualifizieren und im Zweifel als Kontakt an das Marketing zurückspielen.
Lesen Sie: Was hat die Customer Journey mit Inbound Sales zu tun?
Fazit
Die fünf Faktoren zum Thema Sales E-Mail oder Telefonat zeigen: Die Frage nach dem besten Medium, um Prospects zu kontaktieren, ist nicht pauschal zu beantworten.
Je nach Art des Kontaktes und Vorlieben der Kontaktperson, gibt es nach wie vor Situationen, in denen ein klassisches Telefonat besser ankommt, als die moderne E-Mail.
Stellen Sie sich bei jeder Kontaktaufnahme daher typische W-Fragen: Was wollen Sie Wann, bei Wem erreichen?
Und definieren Sie parallel die Umstände:
Welcher Typ ist Ihr Prospect und welchen Stand hat Ihre Akquise?
Wägen Sie alle Antworten als miteinander verbundene Faktoren ab, treffen Sie sicherlich die richtige Wahl.
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