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DSGVO-konforme Digitalisierung von Geschäftsprozessen leicht gemacht

DSGVO-konforme Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist keine rein technische, sondern eine Managementaufgabe und gleicht einem Marathonlauf mit unklaren Herausforderungen. Es reicht nicht aus, einfach nur alle Dokumente digital verfügbar zu machen. Es geht um mehr. Es werden Geschäfts- und Kundenprozesse überprüft, Arbeitsabläufe abgestimmt und die vorhandene Software durchleuchtet. Außerdem wird mit Hilfe zusätzlicher Software dem Datenschutz entsprochen und Kundendaten werden umfassender als bisher analysiert. Im Grunde geschieht mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen das, was für Kunden möglich und für Unternehmer nötig ist – das sind Vorteile für beide Seiten.

Herausforderungen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen meistern

Treffen Sie im Unternehmen die Entscheidung, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse anzugehen, beeinflussen zwei wesentliche Fragestellungen den Erfolg eines solchen Projekts:

  • Wie werden Sie den Anforderungen an den Datenschutz gerecht?
  • Wie finden und implementieren Sie die passende Software für die Digitalisierung?

Wenn Sie Fragen rund um das Thema Digitalisierung von Unternehmen haben – nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf! Wir freuen uns auf Sie. 

Anforderungen an den Datenschutz

Digitalisierte Geschäftsprozesse müssen so konzipiert sein, dass sie den branchenspezifischen Vorschriften sowie der Gesetzgebung gerecht werden.

So geht mit der Digitalisierung von Prozessen auch die Thematik des Datenschutzes einher. Die 2018 in Kraft getretene EU Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) ist mit dem Anspruch angetreten, den Datenschutz angesichts der Herausforderungen der technischen Entwicklung zu modernisieren und den Schutz der Rechte der Nutzer zu verbessern. 

Zu diesem Schutz zählt ein generelles Verbot der Datenverarbeitung: Nur wenn die betroffene Person bzw. Ihr Kontakt ihre Einwilligung gegeben hat, dürfen Sie personenbezogene Daten verarbeiten. 

  • Holen Sie die Einwilligung eines jeden “Kontaktwilligen” ein, um Daten rechtmäßig verarbeiten zu dürfen.

Überdies ermöglichen es die Regeln der DSGVO Ihren Kontakten genau zu bestimmen, wie viel sie mit Ihnen kommunizieren möchten.

  • So bekommen Sie einen genauen Überblick, wer tatsächliches Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung hat.

Sie müssen laut DSGVO für jeden Kontakt eine Rechtsgrundlage vorliegen haben, um personenbezogene Daten auch verarbeiten zu dürfen 

  • Genau das möchten Sie doch: qualifizierte Kontakte etablieren und Ihre E-Mail-Zustellbarkeit verbessern – Kontakte sollen potentielle und bestehende Kunden oder andere Interessensgruppen sein. Nichts anderes.

Die DSGVO verlangt eine höhere Transparenz im Umgang mit Daten und verpflichtet Sie, Ihren Kontakten jederzeit Auskunft darüber geben zu können, welche Daten Sie von ihnen gespeichert haben und wie lange Sie das tun. 

  • Mehr Transparenz führt zu mehr Vertrauen und wertvolleren Geschäftsbeziehungen.

Die DSGVO enthält das “Recht auf Vergessenwerden”

  • Damit pflegen Sie Ihre Datenbank und halten sie auf den neuesten Stand. 

All diese Aspekte verdeutlichen, dass die DSGVO für Nutzer und Unternehmen als Chance wahrgenommen werden kann. Denn heutzutage geht es nicht mehr nur darum, was Sie kaufen oder verkaufen, sondern auch darum, wie Sie das tun. 

Auch müssen kundenzentrierte Unternehmen nicht überzeugt werden, ob sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen angehen. Es geht vielmehr darum, wie eine datenschutzgerechte Digitalisierung zu meistern ist.  

Die passende Software für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Momentan nutzen Unternehmen häufig mehrere Software Tools, die jeweils einen bestimmten Bereich ihrer Tätigkeiten abdecken. Die Anforderungen an den Datenschutz können kaum eingehalten werden, E-Mail-Software und CRM Systeme sind nur selten voll miteinander integriert, Listen werden separat erstellt und es werden Excel-Tabellen genutzt um den Überblick zu behalten. Das ist fehleranfällig und zeitraubend. 

Durch den Einsatz einer Inbound Software müsste das nicht sein. Beim Inbound Marketing geht es darum, Ihr Unternehmen mit Hilfe von relevanten und nützlichen Inhalten für Ihre Wunschkunden sichtbar zu machen und sich im weiten Web als Experte für Fachfragen zu etablieren. Mit Inbound bieten Sie Ihren potentiellen und bestehenden Kunden über die gesamte Customer Journey hinweg einen Mehrwert und machen Ihr Unternehmen fit für digitales Marketing

Dabei hilft am besten eine Software, die gleichzeitig und nahtlos für Marketing, Vertrieb und Kundenservice arbeitet. Sie konzentriert sich auf relevante Kontakte und lässt durch umfassende und übersichtliche Analysen den Beitrag Ihres Marketings zum Unternehmenserfolg erkennen. Außerdem sind die generierten Daten in Echtzeit mess- und analysierbar.

Die allgemeinen Vorteile einer Inbound Marketing Software sind:

  • die Berichte sind umfassend und konsequent kundenzentriert
  • die Steuerung aller Marketing Funktionen ist “All-in-One”
  • die Kosten sind planbar, transparent und auf lange Sicht günstiger als die Nutzung mehrerer Systeme gleichzeitig
  • Ihr Marketing zur Kundenentwicklung und Lead Generierung kann in Echtzeit analysiert und gesteuert werden 
  • eine nahtlose Integration der Software über API-Schnittstellen ist möglich
  • die Inbound Software ist cloud-basiert und somit schnell einsatzbereit 

Zusätzlich zu den allgemeinen Vorteilen einer Inbound Marketing Software wird speziell HubSpot der EU Datenschutz Grundverordnung gerecht. Als einer der führenden Inbound Marketing Software Anbieter arbeitete HubSpot seit 2016 an der Implementierung der Regelungen für Datenschutz und ist mittlerweile zu 100% DSGVO-konform.

Das bedeutet, dass die HubSpot-Plattform Unternehmen bei ihrer Compliance unterstützt. 

Warum testen Sie HubSpot nicht einfach für einen Monat kostenlos? So können Sie sich selbst von einem ganzheitlichen, auf Kunden fokussiertes und DSGVO-konformen Marketing überzeugen.

Fazit

Eine der großen Herausforderungen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist laut einer Umfrage die erhöhte Anforderung an den Datenschutz. Dabei muss das nicht sein. Die richtige Digitalisierung von Geschäftsprozessen erhöht Ihre Datensicherheit sowie die damit einhergehende Kundenzufriedenheit. Mit der passenden Software und einer umfassenden Beratung ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen komfortabel und DSGVO-konform möglich. 

 

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