CRM System besser nutzen: So schöpfen Sie wichtige CRM Funktionen aus!

In Kooperation mit unserem Partner HubSpot.

CRM System von HubSpot – wer heute mit HubSpot arbeitet, hat bereits eine gute Entscheidung getroffen. Denn das CRM System (Customer Relationship Management Software) bietet weit mehr als klassische Kontaktverwaltung. Es vernetzt Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einer gemeinsamen Plattform, schafft Transparenz über Kundendaten und automatisiert viele Prozesse. Doch selbst erfahrene Anwenderinnen und Anwender fragen sich häufig: Nutzen wir wirklich alle Möglichkeiten, die das CRM System von HubSpot bietet – oder schöpfen wir nur einen Bruchteil des Potenzials aus? Diese Frage ist wichtiger, als sie auf den ersten Blick scheint. Denn zwischen einem „genutzten“ und einem strategisch eingesetzten CRM liegen oft Welten.

CRM System HubSpot: vom genutzten zum verstandenen CRM System

Viele Unternehmen starten mit HubSpot, um ihre Kundendaten zentral zu verwalten, Leads zu verfolgen oder Marketingkampagnen besser zu steuern. Das funktioniert – und genau deshalb bleibt es oft dabei. Der Einsatz ist etabliert, die Prozesse laufen – aber das volle Potenzial der Plattform bleibt häufig ungenutzt.

Was früher ein hilfreiches Tool war, ist heute eine Smart CRM Plattform, die in Echtzeit Daten analysiert, Arbeitsabläufe verknüpft und gezielte Handlungsempfehlungen liefert.

Das Problem: Für viele Unternehmen wächst das System schneller als die Nutzung. Hubs werden nur teilweise aktiviert, Daten bleiben in Silos, Dashboards und weitere smarte Funktionen ungenutzt. Das führt zu einer Diskrepanz zwischen technischem Potenzial und praktischer Anwendung.

„HubSpot entwickelt sich rasant weiter – mit jeder neuen Funktion, mit jedem Update. Doch im Alltag bleibt oft keine Zeit, die Möglichkeiten wirklich auszuschöpfen. Genau hier beginnt unsere Arbeit: Wir helfen Unternehmen, ihr CRM System von HubSpot nicht nur zu bedienen, sondern zu verstehen – strategisch, datenbasiert und so, dass es das Geschäft spürbar voranbringt.“

– Carsten Lange und Conny Pflanz, Geschäftsführer der LANGEundPFLANZ digital GmbH

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Transparenzhinweis – wenn Sie sich über diesen Link für das kostenlose HubSpot CRM anmelden oder ein kostenpflichtiges Produkt erwerben, erhalten wir eine Provision. Für Sie entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten.

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Der Weg zu einer effizienten HubSpot CRM Plattform: Von der Analyse zur Strategie

Um das volle Potenzial von HubSpot auszuschöpfen, braucht es keinen Neustart – sondern einen klaren Blick auf das, was schon da ist. Viele Unternehmen verfügen über wertvolle Daten, Tools und Strukturen, die nur besser aufeinander abgestimmt werden müssen.

Wir arbeiten mit unseren Kundinnen und Kunden genau an diesem Punkt. Gemeinsam analysieren wir, wie HubSpot aktuell genutzt wird, wo es Reibungsverluste gibt und welche Funktionen im Alltag wirklich Mehrwert schaffen. Daraus entsteht ein strukturierter, individuell abgestimmter Fahrplan – Schritt für Schritt.

1. Analyse: Wo steht Ihr CRM System heute?

Ein professionelles Audit zeigt, welche Module aktiv genutzt werden und welche Potenziale ungenutzt bleiben. Dabei betrachten wir nicht nur technische Einstellungen, sondern auch Datenstrukturen, Datenqualität und Datenmanagement im gesamten System.
Denn nur, wenn Informationen sauber erfasst, gepflegt und verknüpft werden, kann HubSpot sein volles Potenzial entfalten.

In der Analysephase stellen wir gezielt Fragen wie:

• Welche Hubs und Funktionen sind aktiviert – und wie werden sie genutzt?

• Wie ist die Datenqualität? Gibt es doppelte oder unvollständige Einträge?

• Wie werden Kontakte segmentiert und Leads priorisiert?

• Gibt es Workflows, die doppelt laufen oder manuell gepflegt werden?

• Wie sind Marketing, Vertrieb und Service miteinander verknüpft?

• Werden Dashboards und Reports aktiv genutzt, um Entscheidungen zu treffen?

• Welche Funktionen bleiben bislang ungenutzt – und warum?

Das Ergebnis: ein klares, datenbasiertes Bild über den Ist-Zustand, das schnell zeigt, wo sich Optimierung lohnt.

2. Was hat sich seit dem Onboarding verändert?

Viele Unternehmen haben HubSpot vor mehreren Jahren eingeführt – in einer Zeit, in der das System, die Teams und die Prozesse ganz anders aussahen als heute.
Seitdem hat sich viel bewegt: HubSpot selbst hat neue Hubs, KI-gestützte Funktionen und tiefere Integrationen eingeführt, während Unternehmen gewachsen, Teams neu aufgestellt und Arbeitsweisen digitaler geworden sind.

Deshalb lohnt sich der Blick auf Fragen wie:

• Welche neuen Funktionen und KI-Features Ihres CRM Systems sind hinzugekommen?

• Wie haben sich Ihre internen Prozesse, Datenflüsse oder Verantwortlichkeiten verändert?

• Unterstützt Ihr aktuelles Datenmanagement noch Ihre Unternehmensziele?

• Entspricht Ihre HubSpot-Nutzung der heutigen Struktur und Strategie Ihres Unternehmens?

Oft zeigt sich hier: Nicht das System ist zu komplex – es wurde einfach nie an die neuen Anforderungen angepasst. Der CRM-Report 2024 von Adito Software zeigt, dass Datenqualität, Automatisierung und KI-Unterstützung heute entscheidend sind, um CRM-Systeme langfristig erfolgreich zu betreiben.

3. Bewertung: Was bringt den größten Nutzen?

In Workshops und Strategiegesprächen erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden, welche Funktionen und Prozesse den größten Hebel für Effizienz, Wachstum und Kundenzufriedenheit bieten.
Dabei geht es nicht darum, alles zu nutzen, was möglich ist, sondern das Richtige – also das, was Ihre Ziele wirklich unterstützt.

Wir bewerten, welche Bereiche durch Automatisierung entlastet werden können, wo Daten stärker integriert werden sollten und wie Reporting und Analyse die Entscheidungsqualität verbessern.
So entsteht ein klares Verständnis: Welche Schritte bringen kurzfristige Wirkung – und welche sichern langfristig den Erfolg?

4. Planung: Wie lassen sich Verbesserungen umsetzen?

Aus diesen Erkenntnissen entsteht eine konkrete Roadmap – realistisch, ressourcenschonend und individuell.
Sie definiert, welche Schritte in welcher Reihenfolge sinnvoll sind, z. B.:

• Neuordnung von Datenstrukturen und Berechtigungen

• Einführung oder Optimierung automatisierter Workflows

• Vereinheitlichung von Datenquellen und Schnittstellen

• Aufbau klarer Reporting-Strukturen

• Schulung und Befähigung der Teams

Diese Roadmap bildet die Grundlage für eine nachhaltige, datengetriebene CRM-Strategie.

5. Umsetzung & Begleitung

Jedes Unternehmen hat ein anderes Tempo, eine andere Struktur und eigene Prioritäten – und genau daran orientieren wir uns.
Wir bei LANGEundPFLANZ digital verstehen eine HubSpot-CRM-Optimierung als partnerschaftlichen Prozess, bei dem Sie entscheiden, in welchem Umfang und auf welche Weise Sie Unterstützung wünschen.

Unsere Kundinnen und Kunden wählen dabei zwischen verschiedenen Formen der Zusammenarbeit, z. B.:

• Strategische Begleitung: Wir beraten kontinuierlich, bewerten neue Funktionen und passen Ihre CRM-Strategie regelmäßig an.

• Operative Unterstützung: Wir übernehmen einzelne Optimierungsaufgaben oder technische Umsetzungen.

• Team-Enablement: Wir schulen Ihr Team gezielt, damit Sie HubSpot selbstständig und sicher weiterentwickeln können.

Expertentipp: Eine durchdachte CRM-Optimierung ist ein fortlaufender Prozess. Regelmäßige Anpassungen, neue Funktionen und KI-Features verändern die Möglichkeiten ständig.
Deshalb lohnt sich die kontinuierliche Begleitung durch erfahrene Partner, die Entwicklungen beobachten, Neuerungen einordnen und Best Practices aus anderen Projekten einfließen lassen. 

Optimierung der CRM HubSpot Funktionen: Wie unterstützt LANGEundPFLANZ digital?

Als HubSpot Solutions Partner begleiten wir Unternehmen in der DACH-Region seit über 10 Jahren bei der Einführung, Optimierung und strategischen Weiterentwicklung ihrer HubSpot Plattform.
Unsere Erfahrung zeigt: Entscheidend ist nicht, wie viel genutzt wird, sondern wie gezielt.

Eine aktuelle Deloitte-Studie zeigt, dass 92 % der CRM-Verantwortlichen Customer Relationship Management als entscheidenden Erfolgsfaktor für die Geschäftsstrategie sehen. 

Wir unterstützen Unternehmen dabei, aus der täglichen Nutzung eine strategische Stärke zu machen – mit einem klaren, praxisorientierten Ansatz auf drei Ebenen:

1. Verstehen

Wir analysieren Ihr bestehendes Setup und zeigen, welche Funktionen aktiv genutzt werden – und wo Potenziale liegen. Dabei betrachten wir sowohl technische Strukturen als auch Datenflüsse, Prozesse und Teamrollen.
So entsteht ein vollständiges Bild Ihres CRM HubSpot – transparent, nachvollziehbar und auf Ihr Geschäftsmodell zugeschnitten.

2. Fokussieren

Gemeinsam mit Ihnen definieren wir die Ziele, die Ihr CRM konkret unterstützen soll. Es geht nicht um möglichst viele Features, sondern um die richtigen Funktionen zur richtigen Zeit.
Unser Ziel ist, Komplexität zu reduzieren und Prioritäten zu schaffen – für ein CRM, das Ihre Arbeit einfacher, nicht aufwendiger macht.

3. Umsetzen

Wir begleiten Sie bei der konkreten Umsetzung – operativ, strategisch und beratend. Ob Prozessoptimierung, Workflow-Automatisierung oder der gezielte Einsatz von KI-Funktionen: Wir stellen sicher, dass alle Maßnahmen auf Ihre Ziele einzahlen und messbaren Mehrwert bringen. 

Mit den sich ständig weiterentwickelnden CRM-Funktionen wird auch die Verbindung zwischen Marketing, Vertrieb und Kundenservice immer enger. Heute fließen Daten über alle Bereiche hinweg und Kundenerfahrungen werden kanalübergreifend ausgewertet – und genau das verändert die Art und Weise, wie Unternehmen wachsen.

Wer seine HubSpot-Struktur ganzheitlich ausrichtet, stärkt nicht nur seine technologische Basis, sondern schafft auch strategische Klarheit: über Ziele, Verantwortlichkeiten und den tatsächlichen Beitrag jedes Hubs zum Unternehmenserfolg. 

Sie haben Fragen oder suchen Unterstützung? LANGEundPFLANZ digital hilft gerne weiter! 

Fazit: Ihr HubSpot CRM System kann mehr, als Sie denken

Ein CRM System entfaltet seinen vollen Wert erst dann, wenn es die individuellen Ziele Ihres Unternehmens unterstützt. Viele Organisationen verfügen bereits über die passenden Werkzeuge – sie müssen nur gezielt eingesetzt werden.

Mit einer klaren Strategie, sauberen Daten und einer passgenauen Nutzung der verfügbaren Funktionen wird Ihr HubSpot CRM zu weit mehr als einem Verwaltungstool: Es wird zum zentralen Drehpunkt Ihrer Kundenbeziehungen und zu einem echten Wachstumstreiber.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr HubSpot zwar läuft, aber noch nicht sein ganzes Potenzial zeigt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Blick hinter die Kulissen. Wir unterstützen Sie dabei, den aktuellen Stand zu bewerten, ungenutzte Potenziale zu erkennen und Ihr CRM HubSpot so zu gestalten, dass es Ihre Unternehmensziele optimal unterstützt.

LANGEundPFLANZ digital – Ihr Partner für ein CRM, das mitdenkt, mitwächst und verbindet.

Viele Unternehmen nutzen nur einen Teil ihrer CRM Plattform. Wir zeigen, wie Sie Ihr CRM HubSpot strategisch optimieren und das volle Potenzial Ihrer Daten ausschöpfen.

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