In Kooperation mit unserem Partner HubSpot.
Der Wechsel zu einem neuen CRM bietet die Chance, mehr zu verändern als die eingesetzte Software. Unternehmen können bestehende Vertriebsprozesse hinterfragen, ihre Sales-Pipeline neu strukturieren und unnötige Arbeitsschritte beseitigen. HubSpot Sales Hub unterstützt Unternehmen dabei, Kundendaten, Deals und Vertriebsaktivitäten auf einer zentralen CRM-Plattform zusammenzuführen und Prozesse gezielt zu automatisieren. Dieser Beitrag zeigt, welche Entscheidungen vor der Migration anstehen, wie eine Sales-Pipeline aufgebaut wird und wo Automatisierung, Reporting und KI im Vertriebsalltag sinnvoll eingesetzt werden können.
Entscheidend beim Neustart im Vertrieb ist die Reihenfolge: Zunächst wird definiert, wie der Vertrieb künftig arbeiten soll. Anschließend werden Prozesse, Datenstruktur, Pipeline, Automatisierung und Reporting in HubSpot darauf ausgerichtet.
Warum sollte ein CRM-Wechsel auch ein Neustart für den Vertrieb sein?
CRM-Systeme wachsen mit einem Unternehmen. Neue Felder kommen hinzu, Deal-Phasen werden ergänzt und Workarounds entstehen, weil sich Anforderungen verändern. Was einmal sinnvoll war, muss Jahre später nicht mehr zum tatsächlichen Vertriebsprozess passen.
CRM Checkliste: Das sind die 11 wichtigsten CRM-Funktionen
Beim Wechsel zum HubSpot Sales Hub lohnt es sich deshalb, den Ist-Zustand zu hinterfragen:
- Welche Schritte durchläuft eine Verkaufschance tatsächlich?
- Welche Informationen benötigt der Vertrieb?
- Welche Daten werden zwar erfasst, aber kaum genutzt?
- Wo verursachen manuelle Aufgaben unnötigen Aufwand?
- Wo fehlen Transparenz oder klare Verantwortlichkeiten?
- Welche Kennzahlen benötigt die Vertriebsleitung?
Der CRM-Wechsel wird damit auch zu einem Prozessprojekt: Zuerst wird definiert, wie der künftige Vertrieb funktionieren soll. Danach wird HubSpot entsprechend eingerichtet.
Bevor wir HubSpot einrichten und in bestehende Systeme integrieren, schauen wir zuerst auf den Vertriebsprozess: Welche Schritte braucht der Vertrieb wirklich, welche Daten werden benötigt und was lässt sich vereinfachen? Erst danach folgt die technische Umsetzung. Wenn man schon ein neues CRM einführt, sollte man die Gelegenheit nutzen, gewachsene Strukturen zu hinterfragen und die Vertriebsprozesse sinnvoll weiterzuentwickeln.
Carsten Lange, Co-Geschäftsführer der LANGEundPFLANZ digital GmbH, digitale Unternehmensberatung
Wie baut man den Vertrieb mit HubSpot Sales Hub neu auf?
Ein sinnvoller Neuaufbau beginnt mit Prozessen, Daten und Verantwortlichkeiten. Anschließend lässt sich entscheiden, welche Funktionen von HubSpot Sales Hub die gewünschte Arbeitsweise unterstützen.
1. Den Vertriebsprozess definieren
Wie wird aus einem neuen Kontakt eine qualifizierte Verkaufschance? Wann entsteht ein Deal? Welche Schritte folgen bis zum Abschluss?
Besonders wichtig sind klare Kriterien für die Übergänge. Eine Deal-Phase sollte einen tatsächlich erreichten Stand im Verkaufsprozess abbilden und nicht nur einen Namen tragen.
Damit entsteht die fachliche Grundlage für die spätere Konfiguration in HubSpot.
2. Datenstruktur und benötigte Informationen festlegen
HubSpot kann Deals mit Kontakten und Unternehmen verknüpfen und relevante Aktivitäten den jeweiligen Datensätzen zuordnen.
Vor einer Migration sollte geklärt werden, welche Informationen künftig tatsächlich benötigt werden. Das betrifft auch Pflichtfelder und Daten, die der Vertrieb in bestimmten Prozessphasen benötigt.
Wichtiger als möglichst viele Daten ist eine Datenstruktur, die der Vertrieb versteht und nutzt. Sie bildet die Grundlage für spätere Auswertungen und Automatisierungen.
3. Die Sales-Pipeline in HubSpot aufbauen
Die Pipeline bildet den Vertriebsprozess in einer übersichtlichen Struktur ab. Das Sales-Pipeline-Management von HubSpot ermöglicht es, Deals zentral zu verwalten und durch die definierten Phasen des Verkaufsprozesses zu führen.
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Eine B2B-Pipeline könnte beispielsweise Phasen für Qualifizierung, Bedarfsanalyse, Angebot und Verhandlung enthalten. Welche Phasen sinnvoll sind, hängt vom tatsächlichen Verkaufsprozess des jeweiligen Unternehmens ab.
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Dabei sollte für jede Phase möglichst eindeutig festgelegt werden, wann ein Deal in diese Phase wechseln darf. So entsteht eine Pipeline, die nicht nur den aktuellen Stand einzelner Verkaufschancen zeigt, sondern auch für die Vertriebssteuerung genutzt werden kann.
HubSpot führt Deals und zugehörige Vertriebsinformationen zentral zusammen. Aktivitäten lassen sich nachvollziehen, Aufgaben zuweisen und Fortschritte über Dashboards auswerten. Für die Vertriebsleitung entsteht dadurch eine gemeinsame Sicht auf die Pipeline.
Das wird besonders relevant, wenn ein Vertrieb wächst: Klare Deal-Phasen und einheitliche Kriterien schaffen eine gemeinsame Arbeitsweise und verbessern die Grundlage für Reporting und Forecasting.
4. Wiederkehrende Vertriebsaufgaben automatisieren
Sind die Abläufe definiert, lässt sich prüfen, welche wiederkehrenden Tätigkeiten automatisiert oder systematisch unterstützt werden können.
HubSpot bietet dafür verschiedene Möglichkeiten.
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Workflows können beispielsweise Aufgaben erstellen, Datensätze aktualisieren oder interne Benachrichtigungen auslösen.
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Sequenzen unterstützen zeitlich geplante, personalisierte Vertriebsansprachen.
Welche Funktionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen HubSpot-Abonnement und teilweise von den zugewiesenen Benutzerlizenzen ab.
5. Reporting und Forecasting von Anfang an mitdenken
Welche Deals befinden sich in welcher Phase? Wie entwickelt sich die Pipeline? Wo entstehen Engpässe? Welche Kennzahlen benötigt die Vertriebsleitung? Welche Vertriebsaktivitäten führen zu Ergebnissen?
HubSpot Sales Hub stellt Funktionen für Sales Analytics, Berichterstattung und Forecasting bereit. Damit lassen sich beispielsweise Pipeline-Entwicklung und Teamleistung auswerten sowie Umsatzprognosen unterstützen.
Diese Informationen bilden auch eine wichtige Grundlage für Revenue Marketing, bei dem Marketing und Vertrieb gemeinsam auf die Erreichung der Umsatzziele hinarbeiten.
6. KI gezielt im Vertrieb einsetzen
HubSpot entwickelt Sales Hub zunehmend als KI-gestützte Vertriebssoftware weiter. KI kann insbesondere dort unterstützen, wo Recherche, Priorisierung und die Vorbereitung von Vertriebsaktivitäten Zeit beanspruchen.
Ein Beispiel ist der Breeze Prospecting Agent. Er kann Informationen zu Unternehmen und Kontakten recherchieren und personalisierte Vertriebsansprachen vorbereiten. Auch bei der Arbeit mit Leads und Deals stehen in HubSpot KI-gestützte Funktionen zur Verfügung.
Vor dem Einsatz sollte klar sein, für welche Vertriebsaufgaben KI genutzt werden soll und wie die Ergebnisse in den bestehenden Prozess einfließen. KI wird damit zu einem weiteren Werkzeug innerhalb des Vertriebsprozesses – neben CRM-Daten, Pipeline, Automatisierung und persönlicher Vertriebsarbeit.
7. HubSpot im Vertriebsalltag verankern
Ein technisch eingerichtetes CRM bringt wenig, wenn es im Arbeitsalltag nicht einheitlich genutzt wird. Deshalb gehört auch die Einführung im Team zum Neuaufbau.
Vertriebsmitarbeitende sollten wissen, welche Informationen gepflegt werden müssen, wann ein Deal die Phase wechselt und wie Aktivitäten dokumentiert werden. Ebenso sollte geklärt sein, wer für Datenqualität, Anpassungen am System und die Weiterentwicklung der Prozesse verantwortlich ist.
Schulungen und klare Zuständigkeiten helfen dabei, eine gemeinsame Arbeitsweise zu etablieren. Nach der Einführung sollte zudem überprüft werden, an welchen Stellen Prozesse funktionieren und wo Anpassungen notwendig sind.
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Welche Daten sollten beim Wechsel zu HubSpot übernommen werden?
Eine Migration ist ein guter Zeitpunkt für Datenbereinigung. In bestehenden CRM-Systemen befinden sich häufig über Jahre entstandene Datenbestände, darunter nicht mehr benötigte Eigenschaften, Dubletten oder alte Kontakte.
Vor der Migration sollte deshalb entschieden werden:
- Welche Kontakte und Unternehmen werden weiterhin benötigt?
- Welche laufenden und historischen Deals sollen übernommen werden?
- Welche Aktivitäten und Historien sind relevant?
- Welche Eigenschaften werden künftig tatsächlich gebraucht?
- Welche Daten müssen aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen aufbewahrt werden?
- Welche Informationen können bereinigt oder archiviert werden?
Ziel ist eine saubere und nachvollziehbare Datenbasis, mit der der Vertrieb anschließend zuverlässig arbeiten kann.
Warum ist HubSpot-Expertise beim Neuaufbau sinnvoll?
Unternehmen kennen ihren Vertrieb selbst am besten. Die Fachverantwortlichen sollten deshalb maßgeblich definieren, wie der zukünftige Prozess aussehen soll.
Bei der Übertragung dieser Anforderungen in HubSpot kann zusätzliche Erfahrung helfen. Das betrifft beispielsweise Datenmodelle, Pipeline-Strukturen, Automatisierungen, Berechtigungen und Reporting. Auch die Migration sowie eine mögliche spätere Erweiterung der Plattform werden idealerweise beim grundlegenden Setup berücksichtigt.
Erfahrene HubSpot-Expertinnen und -Experten helfen, die Möglichkeiten der Plattform mit den tatsächlichen Anforderungen des Vertriebs zusammenzubringen.
HubSpot lässt sich sehr individuell an die Prozesse eines Unternehmens anpassen. Die Herausforderung ist eher, aus den vielen Möglichkeiten genau die auszuwählen, die zum Unternehmen und zum Vertrieb passen. Als digitale Unternehmensberatung wissen wir, wie wertvoll dabei ein erfahrener Blick von außen ist. Wir helfen, von Anfang an die richtigen Weichen zu stellen und Technologie und Prozesse sinnvoll zusammenzubringen.
Carsten Lange, Co-Geschäftsführer der LANGEundPFLANZ digital GmbH, digitale Unternehmensberatung
Beratung digitale Transformation: Worauf sollten mittelständische Unternehmen achten?
Praxisbeispiel: CRM und Sales zuerst, Marketing später
Ein mittelständisches B2B-Unternehmen wechselt von einem bestehenden CRM zu HubSpot. Der erste Umsetzungsschritt konzentriert sich auf CRM und Vertrieb. Weitere Integrationen werden zunächst geprüft und bei Bedarf in einer späteren Phase umgesetzt. Perspektivisch soll auch das Marketing hinzukommen.
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Vor dem technischen Setup legt das Unternehmen fest, wann ein Lead an den Vertrieb übergeben wird, unter welchen Bedingungen ein Deal entsteht und welche Kriterien für die einzelnen Deal-Phasen gelten.
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Gleichzeitig wird definiert, welche Informationen der Vertrieb in den jeweiligen Phasen benötigt.
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Auf dieser Grundlage wird die Sales-Pipeline in HubSpot aufgebaut. Die benötigten Daten aus dem bisherigen CRM werden bereinigt, den neuen Strukturen zugeordnet und anschließend nach einem abgestimmten Migrationsplan übernommen.
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Wiederkehrende Aufgaben und Follow-ups werden dort automatisiert, wo klare Regeln bestehen und die Vertriebsarbeit sinnvoll unterstützen.
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So entsteht eine gemeinsame Arbeitsgrundlage mit definierten Vertriebsprozessen, belastbaren Daten und einer nachvollziehbaren Sales-Pipeline.
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Die Grundlage für eine spätere Erweiterung um Marketing ist damit geschaffen.
Wie kann das Unternehmen HubSpot später um Marketing erweitern?
Der nächste Schritt kann auf der bereits geschaffenen CRM-Grundlage aufbauen.
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Zunächst wird geprüft, welche Marketingprozesse an den Vertriebsprozess anschließen sollen – etwa Leadgenerierung, Lead-Management, Lead Nurturing oder die Übergabe qualifizierter Leads an den Vertrieb.
Marketing und Vertrieb greifen dabei auf gemeinsame Kontakt- und Unternehmensdaten zurück. Informationen aus dem Vertriebsprozess können für eine gezieltere Ansprache genutzt werden. Auch lassen sich Reaktionen auf Marketingmaßnahmen bei der weiteren Bearbeitung von Leads berücksichtigen.
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Die Erweiterung erfolgt schrittweise: Zuerst werden die relevanten Anwendungsfälle priorisiert. Anschließend werden Daten, Zuständigkeiten und Prozesse aufeinander abgestimmt und in HubSpot umgesetzt.
Die Nutzung der Plattform wächst entlang der tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens, ohne den ursprünglichen Vertriebsaufbau unnötig zu verkomplizieren.
Für wen eignet sich ein Neustart mit HubSpot Sales Hub?
Ein Neuaufbau mit HubSpot Sales Hub ist besonders für Unternehmen interessant, die einen CRM-Wechsel nutzen möchten, um ihren Vertrieb weiterzuentwickeln. Der Anlass dafür muss nicht sein, dass das bisherige System grundsätzlich schlecht funktioniert. Häufig haben sich vielmehr Anforderungen, Technologien und Arbeitsweisen verändert.
Zu wem passt die HubSpot Plattform? Beispiele aus der DACH-Region
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Ein Wechsel kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn bestehende Prozesse über die Jahre komplex geworden sind, Vertriebsdaten auf verschiedene Systeme verteilt liegen oder viele Arbeitsschritte weiterhin manuell erfolgen.
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Auch ein technisch oder funktional in die Jahre gekommenes CRM kann Anlass für einen Neustart sein – etwa wenn neue Möglichkeiten rund um Automatisierung, KI, Reporting oder datenbasierte Vertriebssteuerung nur eingeschränkt genutzt werden können.
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Ebenso kann Wachstum einen Wechsel erforderlich machen. Neue Teams, Märkte oder Geschäftsmodelle benötigen häufig klarere Prozesse, einheitliche Datenstrukturen und mehr Transparenz über die Sales-Pipeline. HubSpot schafft dafür die Grundlage: Unternehmen können mit CRM und Sales starten und später Marketing oder weitere Bereiche auf derselben Plattform ergänzen und miteinander verbinden.
Fazit: Mit HubSpot Sales Hub den Vertrieb strukturiert neu aufstellen
Ein CRM-Wechsel ist eine Gelegenheit, Vertriebsprozesse, Daten und Verantwortlichkeiten neu zu ordnen. Dafür sollten Unternehmen zunächst festlegen, wie der künftige Vertrieb arbeiten soll und welche Sales-Pipeline, Informationen und Kennzahlen dafür benötigt werden.
HubSpot Sales Hub stellt anschließend Werkzeuge bereit, um Deals und Aktivitäten zentral zu verwalten, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, den Vertrieb auszuwerten und KI-gestützte Funktionen einzusetzen. Entscheidend für die nachhaltige Nutzung ist zudem, dass die neuen Abläufe im Vertriebsteam verankert werden.
Dabei muss nicht die gesamte HubSpot-Plattform auf einmal eingeführt werden. Unternehmen können mit CRM und Sales beginnen und weitere Bereiche später ergänzen.
Sie möchten Ihren CRM-Wechsel zu HubSpot nutzen, um Ihre Vertriebsprozesse weiterzuentwickeln? Wir unterstützen Sie dabei, HubSpot passend zu Ihren Anforderungen aufzusetzen.
Quellen & weiterführende Informationen
HubSpot – Sales Hub / Vertriebssoftware
https://www.hubspot.de/products/sales
HubSpot – Sales-Pipeline-Management Software
https://www.hubspot.de/products/crm/pipeline-management
HubSpot – Software für Vertriebsautomatisierung
https://www.hubspot.de/products/sales/sales-automation
HubSpot – Wissensdatenbank
https://knowledge.hubspot.com/de/
FAQs zum Vertriebsaufbau mit HubSpot Sales Hub
Sollte die bestehende Sales-Pipeline beim Wechsel zu HubSpot übernommen werden?
Das hängt davon ab, wie gut sie noch zum tatsächlichen Vertriebsprozess passt. Vor dem Aufbau in HubSpot sollten Unternehmen ihre bestehenden Deal-Phasen prüfen und klare Kriterien für die einzelnen Stufen festlegen. Ein CRM-Wechsel bietet damit auch die Gelegenheit, die Sales-Pipeline an die aktuellen Vertriebsprozesse anzupassen.
Welche Daten sollten vor der Migration zu HubSpot bereinigt werden?
Geprüft werden sollten insbesondere Dubletten, nicht mehr benötigte Kontakte, veraltete Eigenschaften und Daten, deren Zweck nicht mehr klar ist. Gleichzeitig muss berücksichtigt werden, welche Informationen aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen weiterhin benötigt werden.
Was ist bei HubSpot Sales Hub und der DSGVO zu beachten?
HubSpot stellt umfangreiche Funktionen und Einstellungen bereit, mit denen Unternehmen ihre CRM-Nutzung an die Anforderungen der DSGVO anpassen können. Dazu gehören beispielsweise Möglichkeiten für den Umgang mit Einwilligungen und personenbezogenen Daten. Welche Einstellungen benötigt werden, hängt von den individuellen Prozessen ab – etwa bei Tracking, Aufbewahrung und Löschung, Integrationen oder KI-Funktionen. So lässt sich HubSpot passend zu den eigenen Datenschutzanforderungen und den geltenden gesetzlichen Vorgaben konfigurieren.
Vor der Einführung sollten Unternehmen unter anderem prüfen:
- auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck personenbezogene Daten verarbeitet werden,
- wie Einwilligungen und Kommunikationsabonnements gehandhabt werden,
- welche Regeln für Aufbewahrung und Löschung gelten sowie
- wie Tracking, Integrationen und KI-gestützte Funktionen eingesetzt werden.
Experten einer digitalen Unternehmensberatung unterstützen auch hierbei.
Muss ein Unternehmen beim Wechsel zu HubSpot sofort Marketing Hub einführen?
Nein. Unternehmen können zunächst CRM und Sales-Prozesse mit HubSpot aufsetzen und Marketing oder weitere Bereiche später ergänzen. So lässt sich zuerst eine verlässliche Grundlage für den Vertrieb schaffen und die Plattform anschließend entlang der tatsächlichen Anforderungen erweitern.
Welche Vertriebsprozesse lassen sich mit HubSpot automatisieren?
HubSpot kann wiederkehrende Vertriebsaufgaben wie das Erstellen von Aufgaben, das Aktualisieren von Datensätzen, interne Benachrichtigungen oder geplante Vertriebsansprachen automatisieren. Dafür stehen unter anderem Workflows und Sequenzen zur Verfügung. Welche Möglichkeiten genutzt werden können, hängt vom jeweiligen HubSpot-Abonnement und teilweise von den zugewiesenen Benutzerlizenzen ab.
Welche Rolle spielt KI in HubSpot Sales Hub?
KI ist ein zentraler Bestandteil von HubSpot Sales Hub und in zahlreiche Vertriebsprozesse und Funktionen integriert. Sie unterstützt unter anderem beim Prospecting sowie bei der Arbeit mit Leads und Deals. Der Breeze Prospecting Agent kann beispielsweise Recherche und personalisierte Vertriebsansprache unterstützen. Für bestimmte KI-Funktionen können HubSpot Credits erforderlich sein.
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