Welches HubSpot CRM Onboarding nehmen? Checkliste & 90-Tage-Plan

In Kooperation mit unserem Partner HubSpot.

Der Kauf von HubSpot-Lizenzen ist ein wichtiger Schritt – doch der eigentliche Hebel für nachhaltigen Erfolg liegt im CRM-Onboarding. Denn erst, wenn Prozesse, Daten und Teams sinnvoll zusammengeführt werden, entfaltet HubSpot seinen vollen Nutzen. Im Beitrag „CRM-Onboarding: Was unternimmt HubSpot, um Nutzer effektiv zu schulen?“ haben wir uns auf zwei von drei möglichen Wegen nach dem Kauf von HubSpot-Lizenzen konzentriert. Hier zeigen wir, wie ein frei geführtes HubSpot CRM Onboarding aussehen kann – individuell, digital und von einem HubSpot Partner persönlich begleitet. Genau auf die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten.

Warum ist das HubSpot CRM Onboarding keine Standardaufgabe? 

Jedes Unternehmen bringt andere Voraussetzungen mit:
unterschiedliche Prozesse, Teams, Zielsetzungen, Datenqualitäten und digitale Reifegrade. Genau deshalb ist HubSpot CRM Onboarding mehr ein strategischer Prozess, als eine reine Setup-Aufgabe. 

In der Praxis haben sich drei grundsätzliche Wege etabliert, um nach dem Kauf von HubSpot-Lizenzen zu starten:

1. Self-Onboarding: Unternehmen richten HubSpot eigenständig ein und greifen dabei auf Schulungen, Tutorials, die umfangreiche Wissensdatenbank sowie weitere Lernangebote von HubSpot zurück. Das Self-Onboarding ist allerdings nur bis zur Starter-Lizenz möglich. Alle anderen Lizenzen erfordern eine der beiden anderen Optionen. 
2. PSO-Onboarding (Professional Services von HubSpot): Ein standardisiertes Onboarding nach Best Practices.
   Dieses Onboarding wird von zertifizierten HubSpot-PSO-Partnern nach HubSpot-Vorgaben durchgeführt.
3. Individuelles, frei geführtes Onboarding: Eine flexible, digitale und persönliche Begleitung eines HubSpot Partners, die sich an den Zielen und Strukturen des Unternehmens orientiert und nicht einem festen Standardablauf folgt sowie Raum für individuelle Prioritäten, Prozesse und Geschwindigkeit lässt.

Warum ist ein frei geführtes HubSpot CRM Onboarding sinnvoll?

Ein individuelles Onboarding setzt nicht beim Tool, sondern beim Unternehmen an. Im Mittelpunkt stehen Fragen wie:

• Welche Ziele sollen mit HubSpot konkret erreicht werden?
• Welche Prozesse müssen zuerst abgebildet werden?
• Welche Teams starten wann und mit welchem Fokus?
• Welche Daten sind wirklich relevant?

Es entsteht mithilfe eines HubSpot Partners ein maßgeschneiderter Einstieg, der sich an den tatsächlichen Anforderungen orientiert – und sich im Verlauf weiterentwickeln darf. Hier liegt der Unterschied zu stark standardisierten Ansätzen. 

Erfahren Sie in einem persönlichen Beratungsgespräch mehr über die für Ihr Unternehmen geeigneten Onboarding-Optionen! 

Die kompakte HubSpot CRM Onboarding Checkliste von LANGEundPFLANZ digital

Vor dem eigentlichen Start empfiehlt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme. Diese Checkliste versteht sich als Orientierung.

Strategische Grundlagen

• Sind die Ziele für den Einsatz von HubSpot klar definiert?
• Welche Kennzahlen sollen perspektivisch messbar werden?
• Welche Prozesse haben aktuell Priorität?

Organisation & Teams

• Welche Teams arbeiten mit HubSpot (z. B. Marketing, Vertrieb, Service)?
• Gibt es interne Verantwortlichkeiten oder Product Owner?
• Wie sieht die interne Abstimmung zwischen den Bereichen aus?

Prozesse & Use Cases

• Welche Prozesse sollen zuerst im CRM abgebildet werden?
• Wo bestehen aktuell Medienbrüche oder Insellösungen?
• Welche manuellen Abläufe sollen perspektivisch automatisiert werden?

Daten & Systeme

• Welche Datenquellen gibt es bereits?
• Wie ist die Datenqualität einzuschätzen?
• Welche Tools sollen angebunden oder perspektivisch ersetzt werden?

Der 90-Tage-Plan von LANGEundPFLANZ digital: ein Orientierungsrahmen

Um den Einstieg greifbar zu machen, hat sich ein 90-Tage-Rahmen bewährt. Es ist eine flexible Struktur, die an Tempo, Ressourcen und Ziele angepasst wird.

Phase 1: Grundlagen & Struktur (ca. Tage 1–30)

Struktur, Daten, Basisprozesse!

In der ersten Phase wird ein stabiles Fundament geschaffen:

• Grundstruktur des CRM (Objekte, Pipelines, Felder)
• Klärung zentraler Prozesse und Begriffe
• Erste Datenübernahme und -bereinigung
• Basis-Reports für Transparenz
• Schulung der beteiligten Teams auf ihre jeweiligen Anwendungsfälle

In dieser Phase geht es weniger um Perfektion, sondern mehr um Handlungsfähigkeit. 

Phase 2: Nutzung, erste Umsetzungen & Kampagnen (ca. Tage 31–60)

Akzeptanz, erste Workflows und Kampagnen, Reports!

Nun beginnt die aktive Arbeit im System:

• Erste Workflows und Automatisierungen
• Konkrete Umsetzungen in Marketing und Vertrieb
• Erste Kampagnen oder Lead-Strecken
• Feinjustierung von Prozessen auf Basis realer Nutzung
• Ausbau von Reportings und Dashboards

In dieser Phase zeigt sich, wie gut Struktur und Realität zusammenpassen – und wo Anpassungen sinnvoll sind. 

Phase 3: Optimierung & Skalierung (ca. Tage 61–90)

Learnings, Feinschliff, Erweiterungen!

Die dritte Phase steht im Zeichen der Weiterentwicklung:

• Auswertung erster Ergebnisse und Learnings
• Optimierung von Workflows, Kampagnen und Prozessen
• Einbindung weiterer Teams oder Anwendungsfälle
• Priorisierung nächster Ausbaustufen

HubSpot ist nach 90 Tagen nicht „fertig“ – aber strategisch sauber aufgestellt und bereit, weiter zu wachsen. 

Haben Sie Fragen zu diesem 90 Tage Plan oder zur Checkliste? Kontaktieren Sie uns:

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Der HubSpot Onboarding Prozess: Startklar mit LANGEundPFLANZ! (Artikel & Podcast) 

Fazit: Individuelles HubSpot CRM Onboarding zahlt sich aus

Ein erfolgreicher Start mit HubSpot beginnt mit einem klaren Verständnis für Ziele, Prozesse und beteiligte Teams. Ein individuell gestaltetes und persönlich frei geführtes CRM-Onboarding schafft genau diese Grundlage und ermöglicht es ideal, HubSpot schrittweise und wirkungsvoll im Unternehmen zu verankern.

Die vorgestellte Checkliste unterstützt dabei, den Einstieg strukturiert vorzubereiten. Der 90-Tage-Orientierungsrahmen bietet zusätzliche Sicherheit, ohne die notwendige Flexibilität einzuschränken. Mit einem erfahrenen HubSpot Partner an Ihrer Seite entsteht ein Onboarding-Prozess, der sich an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens ausrichtet und Raum für Weiterentwicklung lässt. 

Wir empfehlen ein frei geführtes CRM Onboarding mit LANGEundPFLANZ digital. 

Unternehmen, die HubSpot langfristig und strategisch einsetzen möchten, profitieren von einem Onboarding-Ansatz, der Struktur, Erfahrung und individuelle Anpassung miteinander verbindet. Der Einstieg wird planbar, die Nutzung nachhaltiger – und HubSpot kann seine Stärken dort entfalten, wo sie den größten Mehrwert schaffen. 

Sie möchten sicherstellen, dass Ihr HubSpot CRM von Anfang an sinnvoll genutzt wird?
In einem persönlichen Termin zeigen wir Ihnen, wie ein individuelles CRM-Onboarding Orientierung schafft und einen erfolgreichen Einstieg ermöglicht. 

Lesen Sie hier mehr über unsere digitale Unternehmensberatung: Der HubSpot Onboarding Prozess: Startklar mit LANGEundPFLANZ! Auch als Podcast.

Quellen & weiterführende Informationen

LANGEundPFLANZ digital Blogartikel

LANGEundPFLANZ digital Podcasts

HubSpot – Produkte & Funktionen: https://www.hubspot.de/products

HubSpot – Kostenloses CRM: https://www.hubspot.de/products/crm

HubSpot – EU Data Center & Datenhosting: https://www.hubspot.com/company/data-centers

HubSpot – Wissensdatenbank (DE): https://knowledge.hubspot.com/de

Foto: 

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