In Kooperation mit unserem Partner HubSpot.
Ein CRM-System einzuführen, bedeutet mehr als Software bereitzustellen. Prozesse ändern sich, Rollen verschieben sich und Teams brauchen einen gemeinsamen Standard dafür, wie Kundeninformationen im CRM gepflegt und genutzt werden. Genau hier entscheidet ein gutes CRM-Onboarding darüber, ob ein System Akzeptanz findet – oder ungenutzt bleibt. HubSpot begegnet dieser Herausforderung mit einem klar strukturierten Onboarding-Ansatz. Doch was genau unternimmt HubSpot, um Nutzerinnen und Nutzer effektiv zu schulen? Dieser Artikel gibt einen fundierten Überblick.
CRM-Onboarding entscheidet über Erfolg oder Misserfolg
Viele Unternehmen investieren in ein CRM-System, unterschätzen jedoch den Einstieg. Ohne Orientierung entstehen schnell Frust, Insellösungen oder Schattenprozesse.
| Studien aus der DACH-Region zeigen, dass CRM-Projekte in der Praxis oft vor Herausforderungen bei der Einführung und Nutzung stehen, etwa im Umgang mit Datenqualität, Compliance und kanalübergreifender Kommunikation, was sich negativ auf den realen Nutzen auswirkt. Die Anwenderstudie „CRM in der Praxis“ untersucht regelmäßig Zufriedenheit, wahrgenommenen Nutzen und Herausforderungen bei CRM-Lösungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz – und identifiziert dabei ungenutzte Potenziale bei Funktionen und Prozessen. (Quellen: pressebox.de und hightechbox.de) |
Ein professionelles CRM-Onboarding sorgt dafür, dass Teams:
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die Grundlogik des Systems verstehen,
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relevante Funktionen sicher anwenden,
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und das CRM sowie die gekauften Hubs frühzeitig produktiv nutzen.
HubSpot betrachtet Onboarding deshalb nicht als technische Pflichtübung, sondern als Enablement-Phase zwischen Kaufentscheidung und Alltagseinsatz.
Zwei Wege nach dem Kauf von HubSpot-Lizenzen: Self-Onboarding oder PSO
Unternehmen, die HubSpot Lizenzen erwerben, haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, in die Plattform einzusteigen.
1) Self-Onboarding: Eigenständiger Einstieg ohne begleitetes Onboarding
Manche Unternehmen entscheiden sich für einen rein eigenständigen Start. In diesem Fall erfolgt kein formales CRM-Onboarding. Stattdessen nutzen Unternehmen die von HubSpot bereitgestellten Selbstlern- und Hilfsangebote, darunter:
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die HubSpot Academy,
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die Wissensdatenbank und „Get started“-Guides,
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die HubSpot Community,
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sowie den paketabhängigen Support.
Dieser Weg setzt voraus, dass intern ausreichend Zeit, Know-how und Verantwortlichkeiten vorhanden sind, um HubSpot selbstständig einzuführen und zu strukturieren.
Academy, Wissensdatenbank & Support1. HubSpot Academy 2. Spezifische CRM-Lernressource 3. HubSpot „Get Started“ Wissen 4. HubSpot Hilfe-Center / Support-Portal |
2) CRM-Onboarding im Rahmen des Partnered Scale Onboarding Programms (PSO)
Entscheidet sich ein Unternehmen für ein begleitetes Onborading bzw. CRM-Onboarding, erfolgt dieses im Rahmen des Partnered Scale Onboarding Programms (PSO).
Das PSO ist der offizielle Onboarding-Rahmen von HubSpot für Unternehmen, die HubSpot neu nutzen und zusätzlich zu den Selbstlernangeboten einen begleiteten Einstieg wünschen. Dieses Onboarding wird von zertifizierten HubSpot-PSO-Partnern durchgeführt.
Alle PSO-Partner arbeiten:
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nach der von HubSpot definierten Onboarding-Methodik,
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mit klaren Inhalten, Zeiträumen und Zielen,
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und in enger Abstimmung mit HubSpot.
Was genau versteht HubSpot unter CRM-Onboarding?Das Onboarding der einzelnen Produkte (wie z. B. CRM-Plattform, Marketing Hub oder Sales Hub) bei HubSpot ist ein zeitlich begrenzter, strukturierter und strategischer Einstieg, der Nutzer befähigt, die Plattform eigenständig und zielgerichtet zu nutzen. Im Mittelpunkt steht die strategische Frage: Wie nutzen Sie das bzw. die HubSpot Produkt(e) sinnvoll für Ihre Ziele? Also nicht nur: Wie bedienen Sie Funktionen? HubSpot grenzt dabei klar ab:
Beratung und Prozessdesign gehören nicht zum Onboarding, können aber bei Bedarf separat in Anspruch genommen werden. Operativer Support ist ebenfalls losgelöst vom Onboarding und hilft bei konkreten Problemen oder technischen Fragen im laufenden Betrieb. Unser Team für Onboarding-Services ist stets für Sie da und begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Einführung von HubSpot in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie Onboarding-Services erwerben, entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen einen maßgeschneiderten Onboarding-Plan, der Ihnen hilft, Ihre wichtigsten Ziele in kürzerer Zeit zu erreichen. (Quelle: HubSpot Onboarding-Services) |
Wie funktioniert ein CRM-Onboarding bei HubSpot im Rahmen des Partnered Scale Onboarding Programms (PSO)?
Der Kern des Onboardings orientiert sich an den gebuchten Produkten mit dem Ziel, Nutzerinnen und Nutzer nicht mit Funktionen zu überladen, sondern schrittweise an eine sinnvolle, strategische Nutzung des Systems heranzuführen.
Dabei soll das geführte CRM-Onboarding Orientierung geben, Zusammenhänge erklären und zur eigenständigen Nutzung befähigen. Wie sich ein Onboarding-Plan konkret gestaltet, ist deshalb nicht standardisiert, sondern wird individuell erarbeitet.
HubSpot richtet das Onboarding an der jeweiligen Ausgangslage aus.
Maßgeblich sind:
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die Prioritäten und Zielsetzung für den Einsatz von HubSpot,
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die Größe und Struktur des Unternehmens,
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die eingesetzten bzw. erworbenen HubSpot-Produkte,
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sowie bereits vorhandene Systeme und deren mögliche Integration mit HubSpot.
In der Praxis empfiehlt sich das Partnered Scale Onboarding Programm (PSO) bei:
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gewachsenen oder stark individualisierten Vertriebs- und Serviceprozessen,
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mehreren Teams oder Standorten,
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umfangreichen Integrationen mit bestehenden Systemen,
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oder erhöhtem Bedarf an Change-Management und interner Abstimmung.
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Was sind typische Inhalte des Onboarding-Programms (PSO)?
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Es geht also um Enablement sowie um Struktur, statt um Feature-Flut. Das PSO zeigt Wege auf, erklärt Zusammenhänge und befähigt Teams zur eigenen Arbeit. Die Verantwortung für Entscheidungen und Konfigurationen bleibt bewusst beim Unternehmen.
Lesen Sie hier weiter:
Für B2B Unternehmen: Erfolgreiches Onboarding einer Digitalisierungsplattform
PSO Enablement: Was genau ist die Aufgabe dieser HubSpot Partner?
PSO-Partner übersetzen die HubSpot-Onboarding-Methodik in einen für das Unternehmen passenden Fahrplan, strukturieren die Einführungsphase und priorisieren gemeinsam mit den Verantwortlichen die ersten Anwendungsfälle.
Dies schafft Orientierung, erklärt Zusammenhänge und befähigt Teams zur eigenständigen Nutzung.
Im Rahmen des PSO unterstützen HubSpot-Partner Unternehmen unter anderem bei der:
- Übersetzung bestehender Vertriebs-, Marketing- oder Serviceprozesse in HubSpot
- Abstimmung zwischen mehreren Teams, Rollen oder Standorten
- schrittweisen Einführung des CRM in Etappen
- Vorbereitung und Strukturierung von Onboarding-Terminen und Aufgaben
- Vermittlung von Best Practices entlang der gebuchten Hubs
- Einordnung von Set-up-Entscheidungen, die sich später nur mit hohem Aufwand ändern lassen
- organisatorischen Verankerung von Standards, Verantwortlichkeiten und Nutzungsregeln
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LANGEundPFLANZ digital hat HubSpot bereits 2013 eingeführt. Dank dieser langjährigen Erfahrung – und unserer Rolle als Teil des Partnered Scale Onboarding Programms (PSO) von HubSpot – kennen wir sowohl die Stärken als auch die typischen Herausforderungen bei der Einführung und dem Onboarding von HubSpot sehr genau. Gesamtziel ist ein strategisch durchdachter Start mit HubSpot, der sowohl technisch als auch organisatorisch tragfähig ist. Wir wissen, an welchen Stellen zusätzliche individuelle Prozessberatung notwendig wird und wie sich technische Einrichtung, Datenmigration und Change-Management im Alltag sinnvoll verzahnen lassen. Lesen Sie hier mehr über unsere digitale Unternehmensberatung: Der HubSpot Onboarding Prozess: Startklar mit LANGEundPFLANZ! Auch als Podcast. |
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Fazit: CRM-Onboarding bei HubSpot schafft Orientierung, Befähigung und strategische Stärke
HubSpot investiert gezielt in ein strukturiertes Onboarding der verschiedenen Lizenzen. Die Kombination aus geführtem Einstieg, digitalen Lernangeboten und Support hilft Unternehmen, schnell Sicherheit im System zu gewinnen – und sorgt im Vergleich zu vielen anderen Lösungen für eine ausgesprochen praxisnahe und alltagstaugliche Einführung in das CRM.
Gleichzeitig macht HubSpot deutlich: Nachhaltiger CRM-Erfolg entsteht nicht automatisch. Das Onboarding liefert Orientierung – die Verantwortung für Nutzung, Weiterentwicklung und Akzeptanz liegt beim Unternehmen selbst.
Deshalb raten wir: Lassen Sie sich beraten.
Ein Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich!
Wir sind Teil des Partnered Scale Onboarding Programms (PSO) von HubSpot. Das bedeutet: Wir unterstützen B2B Unternehmen, die neu bei HubSpot sind, gezielt bei der Einrichtung ihres Portals, damit sie von Anfang an das volle Potenzial ausschöpfen können.
FAQ: CRM-Onboarding mit HubSpot1 Was bedeutet CRM-Onboarding bei HubSpot konkret? 2 Ist das HubSpot Onboarding verpflichtend? 3 Unterscheidet sich Onboarding von Support bei HubSpot? Genauer: Während das CRM-Onboarding Orientierung, Best Practices und einen klaren Einstieg vermittelt, hilft der Support situativ im laufenden Betrieb. Support ist also Hilfe im Alltag und unterstützt Nutzerinnen und Nutzer bei konkreten Fragestellungen. Zum Beispiel bei technischen Problemen, Verständnisfragen zu einzelnen Funktionen, oder der korrekten Nutzung bestehender Einstellungen. Auch ist der HubSpot-Support grundsätzlich Bestandteil eines HubSpot-Accounts. Welche Support-Kanäle zur Verfügung stehen, hängt vom jeweiligen Paket ab. (Quelle: Wissensdatenbank) 4 Wie lange dauert ein CRM-Onboarding bei HubSpot? 5 Reicht das HubSpot CRM-Onboarding für jedes Unternehmen aus? 6 Welche begleitenden Lern- und Selbsthilfeangebote gibt es bei HubSpot? HubSpot bietet zahlreiche digitale Lern- und Selbsthilfeangebote. Sie begleiten das Onboarding, vertiefen Inhalte und unterstützen unterschiedliche Rollen und Lerntempi im Team. a) Eine zentrale Rolle spielt dabei die HubSpot Academy. Sie stellt strukturierte Lerninhalte bereit, die gezielt auf den Einstieg in das CRM ausgerichtet sind. Dazu zählen:
b) Ergänzend dazu stellt HubSpot umfangreiche Selbstlern- und Nachschlageangebote im HubSpot Help‑Center bereit. Besonders relevant für das CRM-Onboarding sind:
c) Zusätzlich unterstützt die HubSpot-Community den Einstieg. Kurze Tutorials, Praxisbeispiele und der Austausch mit anderen Nutzerinnen und Nutzern helfen dabei, typische Fragestellungen schneller zu lösen. Auch diese Angebote ersetzen kein Onboarding, fördern jedoch Sicherheit im Umgang mit dem CRM. |
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