Ein Content Management System (CMS) unterstützt Sie bei der Arbeit mit Ihren Website-Inhalten. Mit dem richtigen CMS lassen sich von der Erstellung und Veröffentlichung des Contents bis hin zum Einsatz von Konversions-Tools alle Arbeitsschritte abbilden, die für einen erfolgreichen Onlineauftritt erforderlich sind. Was das im Einzelnen bedeutet und welche Vorteile auch Ihrem Unternehmen durch die Nutzung eines CMS entstehen können, erfahren Sie im nachfolgenden Artikel.
Definition Content Management System
Ein Content Management System (CMS) ist ein Programm, mit dem Inhalte erstellt, bearbeitet, organisiert und verwaltet werden können. Es hilft, den Content Ihrer Website zu strukturieren, aktuell zu halten und die Weitergabe von Informationen an andere Interessengruppen – wie z.B. an Ihre Kunden – zu planen.
Die Form des Contents ist dabei unerheblich. Es kann sich um Bilder, Videos, Text- und Audiodateien und weiteren multimedialen Content handeln.
Content Management greift in alle Prozesse des Unternehmens ein
Das Content Management stellt eine Teildisziplin des ECM (Enterprise Content Management) dar, bei dem es sich um die Verwaltung aller anfallenden Daten und Informationen eines Unternehmens handelt.
So unterstützt ein CMS Ihr Enterprise Content Management
Zum Enterprise Content Management gehören Inhalte wie Strategien, Softwarelösungen, Datenbanken und vieles mehr. Diese Informationen liegen in verschiedenen medialen Formaten vor und existieren quer zu allen Unternehmensstrukturen. Das ECM ist sozusagen ein großes Sammelbecken aller relevanten Unternehmensinformationen.
Kommunikation und mehr
In einem CMS wird der erstellte Content in Datenbanken und Bibliotheken strukturiert. Dabei handelt es sich um die CDA-Komponente (Content Delivery Application), die als Backend-Dienst für die Bereitstellungs- und Verwaltungsfunktionen fungiert.
Darüber hinaus wird ein CMS für die Kommunikation nach Außen, größtenteils zu Online Marketing-Zwecken, eingesetzt. Hierzu werden grafische Oberflächen und Editoren Tools genutzt, welche die CMA-Komponente (Content Management Application) darstellen.
CMS Software: Funktionen und Vorteile im Überblick
In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen Funktionen und Vorteile eines Content Management Systems vor.
Die Bildschirmaufnahmen stammen aus dem CMS Hub, der Content Management-Lösung der All-in-one-Plattform HubSpot. Einige dieser Funktionen sind in Content Management Systemen anderer Hersteller ähnlich vorhanden.
Flexible Themes & Design-Vorlagen
Nutzen Sie eine der vorgeschlagenen Vorlagen oder besuchen Sie den HubSpot Marketplace. Dort gibt es eine Vielzahl kostenloser und kostenpflichtiger Vorlagen, geordnet nach Top Designs, Beliebtheit oder Unternehmenstyp.
Oder erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen. Das gelingt dank dem WYSIWYG Editor auch ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Hier können Sie mithilfe eines Drag-and-Drop Baukastensystems die gewünschten Elemente verschieben, neue hinzufügen oder überflüssige Elemente löschen. Diese Vorlagen befüllen Sie anschließend über den Text-Editor.
Intuitiver Text Editor
Erstellen Sie im Handumdrehen Texte für Blogbeiträge, Websites und Landing Pages. Mit den intuitiven Texteditoren schreiben Sie Ihre Texte direkt im CMS und bearbeiten diese mit den Werkzeugen der Toolbar, wie aus anderen Textverarbeitungsprogrammen gewohnt.
Übersicht und Verwaltung
Ordnen Sie Ihren Content in übersichtlich gestalteten Bibliotheken. Großartige Inhalte liefern Ihnen nur einen Mehrwert, wenn Sie auch wissen, wo diese zu finden sind. Mit der standortunabhängigen Cloud-Speicherung stellt der Zugriff aus dem Home-Office, dem Zug oder auf Dienstreisen kein Problem dar. Diese Bibliotheken sind die zentrale Sammelstelle für Ihren Content.
Suchmaschinenoptimierung & Analyse
Die Suchmaschinenoptimierung muss bei einigen Content Management Systemen über externe Plugins oder Integrationen ergänzt werden. Der CMS Hub von HubSpot hat ein umfangreiches SEO-Tool bereits mit an Bord. Neben SEO-Tipps, die schon während der Texterstellung angeboten werden, bietet der CMS Hub auch die Möglichkeit, eine Seitenhierarchie aufzubauen. So können Sie von diversen Unterseiten auf eine Hauptseite verweisen und ganze Themencluster aufbauen.
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Quelle: Eigene Darstellung. In Anlehnung an https://blog.hubspot.com/marketing/topic-clusters-seo
Ähnlich dazu verhält es sich mit der Analyse Ihrer Inhalte. Wo bei anderen Content Management Systemen teilweise nur rudimentäre bis gar keine Berichterstattung zu Ihren Inhalten möglich ist, bietet der CMS Hub eine breitgefächerte Auswahl an Analyse-Tools. Erstellen Sie beispielsweise benutzerdefinierte Berichte zu Ihren Websites und Blogartikeln und erhalten Sie so einen Einblick dazu, welche Inhalte Ihre Leser tatsächlich interessieren.
Planung & Veröffentlichung
Produzieren Sie Ihren Content im Voraus und planen Sie diesen einfach zu Ihrem Wunschtermin ein. So können Sie auch außerhalb der Arbeitszeit oder an Wochenenden auf verschiedenen Kommunikationskanälen aktiv sein. Blogartikel lassen sich mit wenigen Klicks sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlichen, können im Nachhinein überarbeitet, aktualisiert oder auch offline genommen werden.
Weitere Vorteile eines Content Management Systems
Intuitives Arbeiten
Ihre Websites, Blogs und Landing Pages lassen sich schnell und einfach verwalten. Sie benötigen nahezu keinerlei Programmierkenntnisse, um Ihren Content mit der Welt zu teilen und müssen dabei nicht in den Code Ihrer Seiten eingreifen.
Viele Sprachvarianten
Einige Systeme bieten die Möglichkeit, Inhalte in verschiedenen Sprachvarianten unter separaten Domains zu veröffentlichen. So erhöht sich unter anderem die Nutzerfreundlichkeit und Anwender können Inhalte in der bevorzugten Sprache konsumieren.
Natürliches Wachstum
Darüber hinaus lässt sich der Onlineauftritt von Unternehmen mithilfe eines CMS einfach skalieren. Wenn das Unternehmen wächst, können einfach weitere Websites erstellt und hinzugefügt werden, ohne dass das Zutun eines Entwicklers benötigt wird.
Customer Relationship Management inklusive
Der CMS Hub von HubSpot liefert neben allen wichtigen Content-Funktionen ein komplettes CRM-Tool mit. So lassen sich Ihre Inhalte mit Kundendaten abgleichen und Interessensfelder ermitteln. Versehen Sie Ihren Content mit diversen Conversion-Modulen und gewinnen Sie so Neukunden über Ihre Inhalte.
Plugins und Integrationen
Im Gegensatz zur All-in-one-Plattform von HubSpot basieren einige andere beliebten Publishing-Systeme auf einer Open Source Quelle und können so, mit entsprechenden Programmierkenntnissen, individuell angepasst werden. Das meistgenutzte Content Management System WordPress bietet nur begrenzte Grundfunktionen an, kann aber durch Plugins und Erweiterungen je nach Bedarf angepasst werden. So kann beispielsweise WordPress mit einem HubSpot Plugin erweitert werden, welches unter anderem Analytics-Funktionen und Formulare zur Verfügung stellt.
Falls Sie die kostenlose Variante von HubSpot, das HubSpot CMS free, ausprobieren möchten – hier geht's zu Ihrem eigenen Account:
Nach Einsendung des ausgefüllten Formulars richten wir Ihnen das HubSpot CMS free ein und fügen Sie als Benutzer über Ihre E-Mail-Adresse hinzu. Ganz einfach!
Einen direkten Vergleich des HubSpot CMS und der Open Source Plattform WordPress finden Sie in diesem Artikel:
CMS Tools im Vergleich: HubSpot CMS Hub vs. WordPress
Mögliche Nachteile eines Content Management Systems
Obwohl ein Content Management System viele Vorteile bietet, bringt es auch Nachteile mit sich.
Die Einführung eines CM Systems bedeutet im ersten Schritt einen stark erhöhten Aufwand für Unternehmen. Bisher bestehende Strukturen und Abläufe werden obsolet, neue Herangehensweisen müssen erst geplant und etabliert werden. Dazu gehört auch die oftmals zeitintensive Schulung des Personals, welches das Tool später vollumfänglich verstanden haben und nutzen soll. Des Weiteren kann die Einbettung des Content Management Systems in die bestehende Softwarearchitektur von Unternehmen eine Herausforderung darstellen.
Softwarepflege, Mitarbeiterschulungen und kostenpflichtige Erweiterungen und Plugins resultieren in laufenden Kosten, auch bei grundsätzlich kostenlosen CMS-Tools.
Weitere beliebte Content Management Systeme sind:
Fazit
Ordnung schaffen, Inhalte teilen, Sichtbarkeit – nur einige mögliche Gründe, warum Sie sich für die Verwendung eines Content Management Systems entscheiden könnten. Mit einem solchen System erhalten Sie eine strukturierte Schaltzentrale für Ihren Content. Entscheiden Sie selbst, ob Sie eine modular anpassbare Lösung wie WordPress bevorzugen, oder eine umfassende All-in-one-Plattform, wie den HubSpot CMS Hub, für Ihr Content Management wählen. Um Sie bei dieser Entscheidung etwas zu unterstützen, haben wir diese Systeme im folgenden Artikel für Sie einander gegenübergestellt:
WordPress & HubSpot CMS HUB – Große Freiheit oder gut sortierter Werkzeugkasten?
Inwieweit Künstliche Intelligenz (KI) in Content Tools verwendet werden kann, finden Sie in diesem Beispiel-Artikel über HubSpot:
HubSpot Content Generator: KI-Inhalte direkt in HubSpot erstellen
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