Projektmanagement ist in jedem Unternehmen unerlässlich, denn Projekte ohne ein richtiges Projektmanagement werden sehr wahrscheinlich scheitern. Doch was genau versteht man unter Projektmanagement? Wir erklären Ihnen das Wichtigste, was Sie zu diesem Thema wissen sollten!
DIN 69901 Projektmanagement: Was ist ein Projekt?
Um Projektmanagement zu definieren, klären wir zunächst das Wort Projekt. Es ist in unserer Gesellschaft weit verbreitet und wird oft missverständlich verwendet.
Das Deutsche Institut für Normung beschreibt in der DIN 69901-5 unter dem Punkt 3.44 den Begriff Projekt wie folgt:
Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgaben, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.
Der Begriff bezieht sich also auf ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das ein bestimmtes Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis hervorbringen soll.
Ein Projekt hat in der Regel einen definierten Anfang und ein definiertes Ende, eine Reihe von Zielen, die erreicht werden sollen, und erfordert die Zusammenarbeit eines Teams, das gemeinsam Aufgaben erledigt und Fristen einhält. In einem geschäftlichen Kontext können Projekte in Größe und Komplexität variieren, von kleinen Initiativen bis hin zu groß angelegten Initiativen mit mehreren Beteiligten.
Was macht ein Projekt aus?
Eine Tätigkeit muss also verschiedene Bedingungen erfüllen, um als Projekt definiert werden zu können. Diese Bedingungen sind:
- Keine Routine: Ein Projekt stellt eine neue Herausforderung dar und liegt außerhalb der alltäglichen Tätigkeitsbereiche.
- Zielgerichtet: Ein Projekt besitzt ein definiertes Ziel. Nur wenn dieses erreicht ist, kann das Projekt abgeschlossen werden.
- Zeitliche Begrenzung: Jedes Projekt besitzt sowohl einen definierten Anfang als auch ein definiertes Ende.
- Festgelegte Ressourcen: Alle Ressourcen wie zum Beispiel Personal, Budget oder Materialien sind mengenmäßig begrenzt und sollten für einen erfolgreichen Projektabschluss nicht überschritten werden.
- Erforderliche Expertise: An einem Projekt sind mehrere Mitarbeiter, meist aus verschiedenen Abteilungen beteiligt. Dies gewährleistet die breite fachliche Kenntnis der Inhalte und optimale Lösungen.
Der Begriff Projektmanagement
Beim Projektmanagement werden Projekte und ihre Ziele geplant und gesteuert. Die Projektziele sollen im festgelegten Rahmen für das Unternehmen erreicht werden – und zwar in Bezug auf Kosten, Qualität und Zeit. Dafür führen Projektmanager pro Projekt durch die Bereiche Projektdefinition, Projektdurchführung und Projektabschluss.
Je nach Komplexität der Aufgaben geht es also beim Projektmanagement um die Gesamtheit von
- Führungsaufgaben,
- -organisation,
- -techniken und
- -mittel,
um den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu gewährleisten.
Projektdefinition: Zur Erreichung des Projektziels wird im ersten Schritt die Projektplanung mit dem Auftraggeber erarbeitet.
Es werden das Projektziel und der Ablauf mit Hilfe von verschiedenen Methoden definiert. Beispiele für diese Methoden sind SWOT-Analysen, Projektstrukturpläne oder Netzpläne. Außerdem werden in dieser Phase Ressourcen wie Kosten, Materialien und Personal geplant und für das Projekt festgelegt.
Darauf folgt die Projektdurchführung.
Im zweiten Schritt werden die zuvor definierten Ziele verfolgt. Jeder Projektfortschritt wird dokumentiert und mit den zuvor erstellten Plänen verglichen. Durch regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche werden Abweichungen festgestellt und Risiken zur Verzögerung der Zielerreichung entgegengewirkt. Die Zielsetzung kann ab diesem Schritt nur durch Absprache mit dem Auftraggeber abgeändert werden, da die Kosten- und Zeitfaktoren bereits auf das Projektziel abgestimmt sind.
Der letzte Schritt des Prozessmanagements ist der Projektabschluss.
Hier ist es wichtig, dass alle erfüllten Projektschritte mit der Zielsetzung übereinstimmen. Denn so kann das Ergebnis in vereinbarter Qualität an den Auftraggeber übergeben werden. Im Anschluss werden alle Daten an die Revision weitergegeben: mit Hilfe einer Nachkalkulation können mögliche Abweichungen in nachfolgenden Projektplanungen berücksichtigt werden.
Praktische Tools für das Projektmanagement
Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Projektmanagement-Tools. Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Projekten und leisten einen wichtigen Beitrag für den Projekterfolg in Unternehmen. Es sind Software-Tools, die
- alle Aufgaben des Projekts übersichtlich darstellen.
- Projekte optimiert umsetzen.
- Kontrolle und Transparenz komplexer Projekte sicherstellen.
- die Zusammenarbeit im Team vereinfachen.
Einige Beispiele hierfür sind Wrike, Factro, Monday und Asana.
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Projekte planen und durchführen: Überblick über vier gute Projektmanagement-Tools
Fazit
Projektmanagement hat zum Ziel, Projekte sinnvoll zu steuern und somit Veränderungsprozesse in Unternehmen erfolgreich zu gestalten. Sei es die Umstellung auf mobiles Arbeiten für Ihre Mitarbeiter, die Neugestaltung Ihrer Website oder die Überlegung, Webinare für bestehende und potenzielle Kunden anzubieten – keines dieser Vorhaben kommt ohne Projektmanagement aus.
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