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DSGVO umsetzen: Diese HubSpot-Features helfen Ihnen dabei

DSGVO umsetzen mit HubSpot

Ob allgemein zur neuen Datenschutzgrundverordnung oder den einzelnen Elementen des Online Marketings in Verbindung mit der DSGVO unser Blog hält bereits viele wertvolle Informationen zu der neuen Regelung für Sie bereit. In der Theorie wissen Sie nun also, wie Sie das Inbound Marketing mit der DSGVO vereinen. Aber haben Sie Ihr Wissen auch bereits in die Praxis umgesetzt? Seit Inkrafttreten der DSGVO arbeitet HubSpot intensiv an der Implementierung der Neuerungen und bietet so eine Softwarelösung, mit der Sie sich optimal vor Sanktionen schützen können. Datenerfassung, Datenspeicherung und -verarbeitung werden mit HubSpot DSGVO-konform.

Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung sollen vor allem Betroffenenrechte gestärkt werden, wenn es an die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen geht. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass diese Unternehmen Ihre Maßnahmen den neuen Rechten anpassen müssen, um hohe Strafzahlungen zu verhindern. Gerade das Marketing ist von diesen Anpassungen besonders betroffen, da sowohl Ihr CRM als auch das Lead Management und E-Mail Marketing nur mit der Verarbeitung persönlicher Daten funktionieren.

Ob CRM, Lead Management oder E-Mail Marketing – all diese Bereiche können Sie mithilfe der Funktionen der HubSpot-Software so absichern, dass Sie weiterhin individuelles Marketing betreiben können, ohne dabei rechtswidrig zu handeln.

Mein Blogartikel, als auch die Umsetzungen von HubSpot, ersetzen dabei keine Rechtsberatung, erleichtern Ihnen jedoch mit vielen Funktionen die Compliance mit der DSGVO.

Datenerfassung

Einwilligungserklärung in Formulare einbinden und nachverfolgen

Auch bereits vor der DSGVO war das Einholen einer Einwilligung zur Datenspeicherung und -verarbeitung der betroffenen Person Pflicht. Die Strafen bei Nichtbefolgen dieser Regelung werden mit der DSGVO jedoch angehoben, sodass Sie Ihr unbedingt nachkommen sollten.

Unternehmen verpflichten sich, die Einwilligung völlig freiwillig zu gestalten sowie die Betroffenen umfassend darüber informieren, zu welchem Zweck die Daten gespeichert und in welcher Weise sie genutzt werden.

Die HubSpot-Software ermöglicht es Ihnen, Landing-Pages und Formulare individuell zu erstellen und zu personalisieren und so die potenziellen Kunden mit allen geforderten Informationen auszustatten. Außerdem können Sie Ihre Interessenten auf den Seiten auf ihr Widerrufsrecht hinweisen.

Sind Sie bereit für die DSGVO? Prüfen Sie es mit unserer Checkliste!

Double-Opt-in einrichten

Auch wenn das Double-Opt-in Verfahren kein Muss ist, empfehlen wir es Ihnen als zusätzliche Absicherung. Das Double-Opt-in beschreibt dabei die doppelte Einwilligung Ihres potenziellen Kunden in die Verarbeitung seiner Daten. Das geschieht über einen Bestätigungslink in einer E-Mail, die automatisch bei der ersten Einwilligung an den Lead versandt wird.

In HubSpot aktivieren Sie lediglich die Double-Opt-in Funktion, um sicherzustellen, dass automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an jede Person versandt wird, die auf Ihrer Website ein Formular ausfüllt.

DSGVO_umsetzen_HubSpot_Double_Opt_In_einrichten

Datenspeicherung und -verarbeitung

Kontaktdaten exportieren

Mit der DSGVO ist es Einzelpersonen nun möglich, ihren Datenexport anzufordern. Das kann bei schlichtem Interesse oder beispielsweise bei einem Anbieterwechsel der Fall sein. Zu beidem sind Unternehmen künftig verpflichtet.

Mit HubSpot lassen sich Datensätze problemlos in benutzerfreundlichem Format exportieren. Einige Klicks nach Aufrufen des betreffenden Datensatzes genügen, um ihrer Auskunftspflicht nachzukommen.

 DSGVO_umsetzen_HubSpot_Daten_exportieren

Sie können Sich zusätzlich eine Automatisierung einrichten. Sobald die Anfrage eines Betroffenen eintrifft, können die Daten dann automatisch exportiert und an den Kontakt gesendet werden.

Daten bearbeiten bzw. aktualisieren

Genauso leicht wie exportieren, lassen sich Daten bearbeiten oder aktualisieren. Denn auch hierzu bemächtigt die DSGVO Ihre (potentiellen) Kunden. Ebenfalls mit wenigen Klicks haben Sie beispielsweise Adresse oder E-Mail-Adresse eines Leads oder Kunden angepasst, sollte diese sich geändert haben.

Beendigung einer Kundenbeziehung

Optionen für das Abmelden und für E-Mail-Präferenzen einrichten

So wie die betroffene Person in die Verwendung ihrer Daten eingewilligt hat, kann sie diese Einwilligung auch jederzeit zurückziehen. Zu diesem Zweck ist jede Marketing-E-Mail, die Sie mit HubSpot versenden, automatisch mit dem Abmelde-Button ausgestattet. So können sich Empfänger mit einem Klick aus Ihrem E-Mail Verteiler löschen lassen. Außerdem können sie über E-Mail Präferenzen festlegen, welche Art von E-Mails sie erhalten möchten und welche nicht.

DSGVO_umsetzen_HubSpot_E-Mail_Abmeldung_einrichten

Ausblick

Neben der Verbesserung und Vereinfachung der bereits bestehenden DSGVO-konformen Funktionen plant HubSpot weitere Maßnahmen zu Gunsten dieser. Das Recht auf Vergessenwerden soll durch die Möglichkeit zur umfassenden Löschung der gespeicherten Daten umgesetzt werden. Außerdem soll das Portal eine eingebaute Unterstützung sowie aktiv Vorschläge anbieten, wie die zentralen Datenschutzregeln berücksichtigt werden müssen. All diese Maßnahmen werden Ihnen dabei helfen, die DSGVO umsetzen.

Ab Juni wird es sogar ein deutsches Rechenzentrum von HubSpot in Frankfurt geben. Dadurch wird die Nutzung von HubSpot in Deutschland sogar noch schneller und performanter als bisher.

Und einen weiteren Vorteil möchte ich Ihnen nicht vorenthalten:  HubSpot bietet Ihnen ein dauerhaft kostenfreies CRM zur Speicherung Ihrer personenbezogener Daten und zum Nachweis der Einwilligung zur Datenverarbeitung. Dieser ist nach Art. 7 DSGVO ab Mai zu erbringen.

Fazit

Dieser Artikel will klar machen: es gibt absolut kein Unternehmen, welches keine personenbezogenen Daten speichert oder verarbeitet. Folglich muss sich zwangsläufig jeder mit der Umsetzung der DSGVO beschäftigen. Mit HubSpot steht Ihnen eine Softwarelösung zur Verfügung, die Ihnen diese Umsetzung so leicht wie möglich macht. So entgehen Sie Strafen und bleiben auch langfristig konkurrenzfähig.

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Rechtlicher Hinweis:

Diese rechtlichen Informationen sind nicht zu verwechseln mit einer rechtlichen Beratung, bei der ein Rechtsanwalt das geltende Recht auf Ihre spezifischen Umstände anwendet. Wir weisen Sie deshalb darauf hin, dass Sie bei Beratungsbedarf über Ihre Auslegung dieser Informationen oder über deren Richtigkeit und Vollständigkeit einen Rechtsanwalt hinzuziehen sollten. Sie dürfen sich demnach auf dieses Dokument weder als Rechtsberatung stützen noch als Empfehlung für eine bestimmte Auslegung geltenden Rechts.

Themen: DSGVO