Das neue Hubspot Update ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Terminverschiebung- oder absage durch das Meeting-Tool in Hubspot. Bislang half das Meeting-Tool bei der Organisation von Meetings und Event, war jedoch nicht nutzbar bei der Stornierung oder Änderung von Meetings. Dies führte oftmals zu Missverständnissen oder Nicht-erscheinen.
Neue Funktion im Detail:
Bei der Planung eines Meetings oder Events passiert es oft, dass die Termine nicht wie geplant stattfinden können. Daraus resultiert, dass Meetings abgesagt oder verschoben werden müssen. Durch das Update von Hubspot, können Teilnehmer gebuchte Meetings auf die selbe Weise stornieren wie sie auch geplant wurden. Hier wurde ein neuer Kommunikationskanal hinzugefügt sowie eine neue Funktion für Gäste, über die sie ebenfalls Meetings verschieben und Änderungen vornehmen können.
Ein Kontakt kann nun ein Meeting, das über das Meeting-Tool gebucht wurde, stornieren oder verschieben. Bei stornierten Meetings aktualisiert sich die RSVP-Teilnahme bei beide Parteien automatisch zu „Nein“. Außerdem wird der Text „ABGESAGT:“ zum Titel des Meetings hinzugefügt. Bei verschobenen Meetings wird das Meeting-Event auf das neu ausgewählte Datum verschoben.
So funktioniert es:
- Gehen Sie zu Meetings und wählen Sie die jeweilige Terminseite aus. Es muss die Terminseite ausgewählt werden, auf der Links zum Stornieren oder Ändern eingefügt werden können.
- Aktivieren Sie im Abschnitt Übersicht die Option Stornieren/Termin ändern
- Nun sind die jeweiligen Links zum Stornieren oder Ändern eines Termins sowohl in der Bestätigungs-Mail als auch in der Beschreibung des Events im Kalendar verfügbar
Nun gibt es zwei Möglichkeiten:
- Verschieben des Termins: In der Beschreibung des Events - alternativ auch in der Bestätigungs-E-mail - klickt der Teilnehmer auf Termin ändern. Das Meeting wird anschließend verschoben. Das Datum der Interaktion mit dem Meeting aktualisiert auf der Grundlage des Datums, an dem das Meeting verschoben wurde.
- Absage des Termins: In der Beschreibung des Events- alternativ auch in der Bestätigungs-E-mail - klickt der Teilnehmer auf Stornieren. Der Termin wird anschließend abgesagt. Der Kalender-Event sowie das Chronik-Event werden gelöscht und der Benutzer erhält Information zur Absage des Meetings.
Achtung: Für die Änderung der Terminplanungsseiten mit Reihum-Verfahren gilt folgendes:
Der Link zum Verschieben des Termins verwendet dieselbe Terminplanungsseite wie beim ursprünglichen Meeting. Daher kann es je nach Team-Prozess und Einstellungen der Seite zu Probleme kommen. Wurde die Option Für Kontakt zuständigen Mitarbeiter priorisieren nicht aktiviert, durchläuft ein Kontakt bei Änderung des Meetings erneut das Reihum-Verfahren. Hierbei könnte der Kontakt einem anderen Benutzer zugewiesen werden. Ist dies jedoch nicht erwünscht, lässt sich empfehlen, dass die Option Für Kontakt zuständigen Mitarbeiter priorisieren ausgewählt wird oder Links zum Stornieren oder Ändern der Termine nicht genutzt werden.
Fazit:
Meeting und Events können ab sofort schneller verwaltet werden, um Missverständnisse und Nichterscheinen der Teilnehmer zu vermeiden. Mit dem Meeting-Tool kann mit wenigen Klicks ein Meeting geändert oder abgesagt werden.
