Die automatische Deaktivierung inaktiver Benutzer ist eine monatlich ausgeführte Automatisierung, die nicht mehr aktive Benutzerkonten entfernt.
Inaktive Benutzerkonten stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, da sie anfällig für Kontoübernahmen (Account Takeovers, ATOs) und Datenlecks sind. Die manuelle Verwaltung dieser Konten ist zeitaufwendig, fehleranfällig und oft unvollständig.
Mit dieser Funktion werden inaktive Benutzer automatisch deaktiviert. Dadurch:
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Minimieren Sie Sicherheitsrisiken: Die Wahrscheinlichkeit von ATOs und Datenschutzverletzungen wird deutlich reduziert.
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Sparen Sie Zeit und Aufwand: Eine manuelle Überwachung ist nicht mehr erforderlich.
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Optimieren Sie die Benutzerverwaltung: Nur aktive Benutzer behalten Zugriff auf Ihren HubSpot-Account.
So können Sie sich voll und ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren, während die Sicherheit und Effizienz Ihres Accounts gewährleistet bleibt.
So funktioniert es
Zu Beginn jedes Monats prüft das System, welche Benutzer seit mehr als 90 Tagen inaktiv sind.
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Erste Benachrichtigung: Am ersten Werktag erhalten Super-Admins eine E-Mail und eine Meldung in der Seitenleiste mit einer Liste der vorgesehenen Deaktivierungen und dem geplanten Datum.
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Erinnerung: Zwei Wochen später geht eine E-Mail sowohl an die Super-Admins als auch an die betroffenen Benutzer.
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Letzte Warnung: Einen Tag vor der Deaktivierung erhalten beide Parteien eine finale Benachrichtigung.
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Durchführung: Am letzten Werktag des Monats werden alle weiterhin inaktiven und nicht ausgenommenen Benutzer deaktiviert. Super-Admins und die betroffenen Benutzer erhalten anschließend eine Bestätigungs-E-Mail.
Vermeidung der automatischen Deaktivierung
Um eine Deaktivierung zu verhindern, können Benutzer:
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Sich vor dem Deaktivierungsdatum in ihren HubSpot-Account einloggen.
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Von Super-Admins in den Sicherheitseinstellungen von der Automatisierung ausgenommen werden.
Quelle: HubSpot
Verwaltung durch Super-Admins
Unter „Einstellungen → Sicherheit → Berechtigungen → Inaktive Benutzer“ können Super-Admins:
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Geplante Deaktivierungen einsehen
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Benutzer von der Automatisierung ausschließen (z. B. für Führungskräfte oder Buchhaltung, die selten einloggen)
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Den Verlauf deaktivierter Benutzer einsehen und bei Bedarf auf der Seite „Benutzer und Teams“ wieder aktivieren
Quelle: HubSpot
Für wen ist dieses Update?
Diese Funktion ist standardmäßig in allen kostenpflichtigen Portalen der folgenden Versionen aktiviert:
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Starter
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Professional
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Enterprise
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Smart CRM Starter
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Smart CRM Professional
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Smart CRM Enterprise
Sie steht nicht für Sandbox-, Entwickler- oder kostenlose Partner-Accounts zur Verfügung und kann jederzeit von Super-Admins deaktiviert werden.
Fazit
Die automatische Deaktivierung inaktiver Benutzer in HubSpot erhöht die Sicherheit, reduziert Verwaltungsaufwand und sorgt für eine schlanke, aktuelle Nutzerbasis. Durch den monatlichen Prüf- und Benachrichtigungsprozess werden potenzielle Sicherheitslücken wie Kontoübernahmen und Datenlecks effektiv minimiert. Gleichzeitig entfällt die zeitintensive manuelle Kontrolle, da nur aktive und relevante Benutzer Zugriff behalten. Die flexible Verwaltung durch Super-Admins stellt sicher, dass wichtige, aber selten aktive Konten von der Automatisierung ausgenommen werden können. Damit kombiniert die Funktion Sicherheit, Effizienz und einfache Handhabung in einem klar strukturierten Prozess.
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