Sie haben nun die Möglichkeit, Dateien hochzuladen und zu organisieren, indem Sie benutzerdefinierte Dateieigenschaften im CRM-System von HubSpot nutzen. Dadurch wird die Verwaltung von Dateien im intelligenten CRM erleichtert.
Die Erweiterungen der individuell anpassbaren Dateieigenschaften optimieren die Dateiverwaltung in HubSpot. Hier sind einige praktische Anwendungsfälle:
- Verlangen, dass jedem neu erstellten Deal über das Formular "Deal erstellen" automatisch ein Kaufvertrag beigefügt wird.
- Verlangen, dass eine Dateieigenschaft, welche sich auf den Wert einer anderen Eigenschaft stützt, eine bedingte Eigenschaftslogik nutzt.
- Verlangen, dass ein Vertrag hochgeladen wird, sobald die Deal-Phase als "abgeschlossen und gewonnen" markiert ist.
- Eine CV-Datei kann in einen Kontaktdatensatz hochgeladen werden, wobei durch die Anwendung von Berechtigungen auf Feldebene gesteuert wird, welche Benutzer Zugriff auf die entsprechende Eigenschaft ("CV") haben.
So funktioniert es
Objekteinstellungen > Eigenschaften > Eigenschaft erstellen > Datei
HubSpot versucht, bereits vorhandene Dateieigenschaften aufzulösen und zeigt sie als Vorschaulinks im Datei-Manager an. Nicht aufgelöste Werte werden rot markiert, um darauf hinzuweisen, dass der Wert scheinbar nicht auf eine Datei verweist.
Achten Sie auf folgende Einschränkungen:
- Es ist möglich, nur bis zu 10 Dateien pro Eigenschaft hochzuladen.
- Hochgeladene Dateien in den Dateieigenschaften sind als „privat“ markiert und können nicht anderswo referenziert werden.
- Die gleichen Grenzwerte für Größe und Typ gelten sowohl für Dateien, die in eine Dateieigenschaft hochgeladen werden, als auch für solche, die im Datei-Manager hochgeladen werden. Details zu unterstützten Dateiformaten und -größen sind in der Wissensdatenbank verfügbar.
Für wen ist dieses Update?
Alle HubSpot-Produkte und -Stufen.
Fazit
Die Nutzung benutzerdefinierter Dateieigenschaften im HubSpot CRM erleichtert die hochgeladenen Dateien zu organisieren und zu verwalten, was die Effizienz des intelligenten CRM-Systems verbessert. Durch die individuell anpassbaren Dateieigenschaften können verschiedene Anwendungsfälle umgesetzt werden, wie die automatische Zuweisung von Verträgen zu Deals oder die Steuerung des Dateizugriffs basierend auf spezifischen Berechtigungen.
