HubSpot erweitert den Customer Agent: Dieser kann jetzt auf eingehende Formularübermittlungen reagieren, die in einem Helpdesk- oder Posteingangs-Arbeitsbereich eingehen. Antworten werden automatisch per E-Mail an die Person gesendet, die das Formular eingereicht hat.
Quelle: HubSpot
Kundinnen und Kunden erwarten nach dem Absenden eines Formulars in der Regel eine zeitnahe Rückmeldung. Bislang konnte der Customer Agent auf Formularübermittlungen jedoch nicht reagieren. Dadurch blieben Tickets häufig unbeantwortet und es entstand zusätzlicher manueller Aufwand für Serviceteams.
Mit diesem Update ermöglicht HubSpot automatisierte und personalisierte Antworten auf Formularübermittlungen. Das reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand, verhindert übersehene Kundenanfragen und sorgt für schnellere Reaktionszeiten bei wichtigen eingehenden Anfragen.
So funktioniert es
So richten Sie die Funktion ein:
- Verbinden Sie ein Formular wie gewohnt mit einem Helpdesk- oder Posteingangs-Arbeitsbereich.
- Weisen Sie den Customer Agent über Routing-Regeln oder einen Workflow dem Formular-Kanal zu.
- Wählen Sie als Administrator eine „Antwort von“-E-Mail-Adresse aus, die für den entsprechenden Helpdesk- oder Posteingangs-Arbeitsbereich konfiguriert ist.
Sobald eine Formularübermittlung eingeht:
- erstellt der Customer Agent automatisch eine Antwort,
- versendet diese per E-Mail über die konfigurierte Absenderadresse und
- verarbeitet spätere Antworten der Kundin oder des Kunden im bestehenden E-Mail-Thread.
Hinweis: Ist keine Empfänger-E-Mail-Adresse oder kein verbundenes Absenderkonto vorhanden, übergibt HubSpot das Ticket automatisch an eine zuständige Mitarbeiterin oder einen zuständigen Mitarbeiter und ergänzt eine entsprechende Notiz.
Voraussetzungen:
- Das Formular muss ein Pflichtfeld für die E-Mail-Adresse enthalten.
- Für den jeweiligen Arbeitsbereich muss mindestens ein verbundenes E-Mail-Konto eingerichtet sein.
Für wen ist dieses Update?
Die Funktion steht für folgende Editionen zur Verfügung:
- HubSpot Credits
- Content Hub Professional und Enterprise
- Marketing Hub Professional und Enterprise
- Data Hub Professional und Enterprise
- Sales Hub Professional und Enterprise
- Service Hub Professional und Enterprise
- Smart CRM Professional und Enterprise
Fazit
Mit der neuen Möglichkeit, Formularübermittlungen automatisch durch den Customer Agent beantworten zu lassen, erweitert HubSpot seine Service-Automatisierung um einen wichtigen Anwendungsfall. Unternehmen können Kundenanfragen schneller bearbeiten, den manuellen Aufwand im Support reduzieren und sicherstellen, dass keine eingehenden Formulare unbeantwortet bleiben. Gleichzeitig bleibt die Kommunikation nahtlos, da Antworten im bestehenden E-Mail-Thread fortgeführt werden und bei fehlenden Voraussetzungen automatisch an Mitarbeitende übergeben werden. Insgesamt trägt das Update dazu bei, Reaktionszeiten zu verkürzen, die Servicequalität zu steigern und ein konsistentes Kundenerlebnis bereits ab der ersten Kontaktaufnahme zu schaffen.
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