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Welches HubSpot CRM Onboarding nehmen? Checkliste & 90-Tage-Plan

Geschrieben von Carsten Lange | 10.2.2026

In Kooperation mit unserem Partner HubSpot.

Der Kauf von HubSpot-Lizenzen ist ein wichtiger Schritt – doch der eigentliche Hebel für nachhaltigen Erfolg liegt im CRM-Onboarding. Denn erst, wenn Prozesse, Daten und Teams sinnvoll zusammengeführt werden, entfaltet HubSpot seinen vollen Nutzen. Im Beitrag „CRM-Onboarding: Was unternimmt HubSpot, um Nutzer effektiv zu schulen?“ haben wir uns auf zwei von drei möglichen Wegen nach dem Kauf von HubSpot-Lizenzen konzentriert. Hier zeigen wir, wie ein frei geführtes HubSpot CRM Onboarding aussehen kann – individuell, digital und von einem HubSpot Partner persönlich begleitet. Genau auf die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten.

Warum ist das HubSpot CRM Onboarding keine Standardaufgabe? 

Jedes Unternehmen bringt andere Voraussetzungen mit:
unterschiedliche Prozesse, Teams, Zielsetzungen, Datenqualitäten und digitale Reifegrade. Genau deshalb ist HubSpot CRM Onboarding mehr ein strategischer Prozess, als eine reine Setup-Aufgabe. 

In der Praxis haben sich drei grundsätzliche Wege etabliert, um nach dem Kauf von HubSpot-Lizenzen zu starten:

  1. Self-Onboarding: Unternehmen richten HubSpot eigenständig ein und greifen dabei auf Schulungen, Tutorials, die umfangreiche Wissensdatenbank sowie weitere Lernangebote von HubSpot zurück. Das Self-Onboarding ist allerdings nur bis zur Starter-Lizenz möglich. Alle anderen Lizenzen erfordern eine der beiden anderen Optionen. 
  2. PSO-Onboarding (Professional Services von HubSpot): Ein standardisiertes Onboarding nach Best Practices.
    Dieses Onboarding wird von zertifizierten HubSpot-PSO-Partnern nach HubSpot-Vorgaben durchgeführt.
  3. Individuelles, frei geführtes Onboarding: Eine flexible, digitale und persönliche Begleitung eines HubSpot Partners, die sich an den Zielen und Strukturen des Unternehmens orientiert und nicht einem festen Standardablauf folgt sowie Raum für individuelle Prioritäten, Prozesse und Geschwindigkeit lässt.

A successful CRM onboarding process depends on addressing all foundational elements that influence data accuracy, workflow clarity, training quality, and user accountability. Missing even one core component can weaken adoption, create confusion, or slow down system usage. 

Ein erfolgreicher CRM-Onboarding-Prozess hängt davon ab, dass alle grundlegenden Elemente berücksichtigt werden, die die Datengenauigkeit, die Klarheit der Arbeitsabläufe, die Qualität der Schulungen und die Verantwortlichkeit der Benutzer beeinflussen. Fehlt auch nur eine Kernkomponente, kann dies die Akzeptanz schwächen, Verwirrung stiften oder die Nutzung des Systems verlangsamen. 

Quelle: https://www.larksuite.com/en_us/blog/crm-onboarding 

 

Warum ist ein frei geführtes HubSpot CRM Onboarding sinnvoll?

Ein individuelles Onboarding setzt nicht beim Tool, sondern beim Unternehmen an. Im Mittelpunkt stehen Fragen wie:

  • Welche Ziele sollen mit HubSpot konkret erreicht werden?
  • Welche Prozesse müssen zuerst abgebildet werden?
  • Welche Teams starten wann und mit welchem Fokus?
  • Welche Daten sind wirklich relevant?

Es entsteht mithilfe eines HubSpot Partners ein maßgeschneiderter Einstieg, der sich an den tatsächlichen Anforderungen orientiert – und sich im Verlauf weiterentwickeln darf. Hier liegt der Unterschied zu stark standardisierten Ansätzen. 

Erfahren Sie in einem persönlichen Beratungsgespräch mehr über die für Ihr Unternehmen geeigneten Onboarding-Optionen! 

 

Was sind typische Fehler nach dem Kauf von Plattform-Lizenzen?

Unabhängig vom gewählten Weg zeigen sich in der Praxis immer wieder ähnliche Stolpersteine:

  • Zu viele Themen gleichzeitig
  • Fokus auf Tool-Funktionen statt auf Prozesse
  • Fehlende interne Verantwortung
  • Unterschätzter Schulungs- und Abstimmungsaufwand
  • Keine Zeit für Reflexion und Anpassung

Ein frei geführtes Onboarding vermeidet diese Fehler nicht automatisch – schafft aber den notwendigen Raum, um flexibel darauf zu reagieren.

 

Die kompakte HubSpot CRM Onboarding Checkliste von LANGEundPFLANZ digital

Vor dem eigentlichen Start empfiehlt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme. Diese Checkliste versteht sich als Orientierung.

Strategische Grundlagen

  • Sind die Ziele für den Einsatz von HubSpot klar definiert?
  • Welche Kennzahlen sollen perspektivisch messbar werden?
  • Welche Prozesse haben aktuell Priorität?

Organisation & Teams

  • Welche Teams arbeiten mit HubSpot (z. B. Marketing, Vertrieb, Service)?
  • Gibt es interne Verantwortlichkeiten oder Product Owner?
  • Wie sieht die interne Abstimmung zwischen den Bereichen aus?

Prozesse & Use Cases

  • Welche Prozesse sollen zuerst im CRM abgebildet werden?
  • Wo bestehen aktuell Medienbrüche oder Insellösungen?
  • Welche manuellen Abläufe sollen perspektivisch automatisiert werden?

Daten & Systeme

  • Welche Datenquellen gibt es bereits?
  • Wie ist die Datenqualität einzuschätzen?
  • Welche Tools sollen angebunden oder perspektivisch ersetzt werden?

 

Unser Tipp: Ihre digitale Roadmap für das HubSpot CRM-Onboarding

Die nächsten Schritte sollten auf einer klar formulierten digitalen Roadmap basieren. Diese Roadmap verbindet Ihre Unternehmensziele mit konkreten Anwendungsfällen in HubSpot: Sie priorisieren, welche Prozesse in Marketing, Vertrieb und Service zuerst abgebildet werden, legen messbare Etappen fest und definieren Verantwortlichkeiten.

So entsteht ein realistischer Fahrplan, der technische Umsetzung, Change Management und Schulung zusammenführt. Eine gut durchdachte digitale Roadmap sorgt dafür, dass Ihr HubSpot CRM-Onboarding nicht aus Einzelmaßnahmen besteht, sondern Teil einer übergeordneten digitalen Strategie wird – mit klaren Prioritäten, nachvollziehbaren Entscheidungen und einem gemeinsamen Verständnis im gesamten Team.

Lesen Sie hier weiter:

Roadmap Digitalisierung: Stufen vom Ist-Zustand zur digitalen Roadmap

 

 

Der 90-Tage-Plan von LANGEundPFLANZ digital: ein Orientierungsrahmen

Um den Einstieg greifbar zu machen, hat sich ein 90-Tage-Rahmen bewährt. Es ist eine flexible Struktur, die an Tempo, Ressourcen und Ziele angepasst wird.

Phase 1: Grundlagen & Struktur (ca. Tage 1–30)

Struktur, Daten, Basisprozesse!

In der ersten Phase wird ein stabiles Fundament geschaffen:

  • Grundstruktur des CRM (Objekte, Pipelines, Felder)
  • Klärung zentraler Prozesse und Begriffe
  • Erste Datenübernahme und -bereinigung
  • Basis-Reports für Transparenz
  • Schulung der beteiligten Teams auf ihre jeweiligen Anwendungsfälle

In dieser Phase geht es weniger um Perfektion, sondern mehr um Handlungsfähigkeit. 

Phase 2: Nutzung, erste Umsetzungen & Kampagnen (ca. Tage 31–60)

Akzeptanz, erste Workflows und Kampagnen, Reports!

Nun beginnt die aktive Arbeit im System:

  • Erste Workflows und Automatisierungen
  • Konkrete Umsetzungen in Marketing und Vertrieb
  • Erste Kampagnen oder Lead-Strecken
  • Feinjustierung von Prozessen auf Basis realer Nutzung
  • Ausbau von Reportings und Dashboards

In dieser Phase zeigt sich, wie gut Struktur und Realität zusammenpassen – und wo Anpassungen sinnvoll sind. 

Phase 3: Optimierung & Skalierung (ca. Tage 61–90)

Learnings, Feinschliff, Erweiterungen!

Die dritte Phase steht im Zeichen der Weiterentwicklung:

  • Auswertung erster Ergebnisse und Learnings
  • Optimierung von Workflows, Kampagnen und Prozessen
  • Einbindung weiterer Teams oder Anwendungsfälle
  • Priorisierung nächster Ausbaustufen

HubSpot ist nach 90 Tagen nicht „fertig“ – aber strategisch sauber aufgestellt und bereit, weiter zu wachsen. 

Haben Sie Fragen zu diesem 90 Tage Plan oder zur Checkliste? Kontaktieren Sie uns:

 

In diesem Zusammenhang auch interessant:

HubSpot CRM: Wie nutzt HubSpot KI? (Artikel & Podcast) 

Der HubSpot Onboarding Prozess: Startklar mit LANGEundPFLANZ! (Artikel & Podcast) 

 

Fazit: Individuelles HubSpot CRM Onboarding zahlt sich aus

Ein erfolgreicher Start mit HubSpot beginnt mit einem klaren Verständnis für Ziele, Prozesse und beteiligte Teams. Ein individuell gestaltetes und persönlich frei geführtes CRM-Onboarding schafft genau diese Grundlage und ermöglicht es ideal, HubSpot schrittweise und wirkungsvoll im Unternehmen zu verankern.

Die vorgestellte Checkliste unterstützt dabei, den Einstieg strukturiert vorzubereiten. Der 90-Tage-Orientierungsrahmen bietet zusätzliche Sicherheit, ohne die notwendige Flexibilität einzuschränken. Mit einem erfahrenen HubSpot Partner an Ihrer Seite entsteht ein Onboarding-Prozess, der sich an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens ausrichtet und Raum für Weiterentwicklung lässt. 

Wir empfehlen ein frei geführtes CRM Onboarding mit LANGEundPFLANZ digital. 

Unternehmen, die HubSpot langfristig und strategisch einsetzen möchten, profitieren von einem Onboarding-Ansatz, der Struktur, Erfahrung und individuelle Anpassung miteinander verbindet. Der Einstieg wird planbar, die Nutzung nachhaltiger – und HubSpot kann seine Stärken dort entfalten, wo sie den größten Mehrwert schaffen. 

Sie möchten sicherstellen, dass Ihr HubSpot CRM von Anfang an sinnvoll genutzt wird?
In einem persönlichen Termin zeigen wir Ihnen, wie ein individuelles CRM-Onboarding Orientierung schafft und einen erfolgreichen Einstieg ermöglicht. 

 

FAQ – Fragen zum HubSpot CRM Onboarding

Was versteht man unter einem frei geführten HubSpot CRM Onboarding?
Ein frei geführtes HubSpot CRM Onboarding ist eine individuell gestaltete Einführung in das CRM-System. Der Ablauf orientiert sich an den Zielen, Prozessen und Strukturen des Unternehmens und folgt keinem festen Standardprogramm. Tempo, Schwerpunkte und Reihenfolge werden flexibel festgelegt.

Für welche Unternehmen eignet sich ein individuelles HubSpot CRM Onboarding besonders?
Ein individuelles Onboarding eignet sich vor allem für B2B Unternehmen mit gewachsenen Strukturen, mehreren Teams oder spezifischen Prozessen. Auch Organisationen, die HubSpot strategisch in Marketing, Vertrieb oder Service verankern möchten, profitieren von einer flexiblen Begleitung.

Wie unterscheidet sich ein freies Onboarding vom PSO-Onboarding von HubSpot?
Beim PSO-Onboarding steht ein standardisierter Ablauf nach Best Practices im Vordergrund. Ein frei geführtes Onboarding bietet mehr Spielraum, um Prozesse, Prioritäten und interne Abläufe individuell abzubilden und anzupassen.

Ist der 90-Tage-Plan beim HubSpot CRM Onboarding verbindlich?
Nein. Der 90-Tage-Plan wird normalerweise von der digitalen Unternehmensberatung LANGEundPFLANZ digital GmbH vorgeschlagen und dient als Orientierungsrahmen für den Einstieg. Phasen, Inhalte und Zeiträume können je nach Unternehmensgröße, Ressourcen und Zielsetzung angepasst oder verschoben werden.

Wann lohnt sich ein Termin zur Besprechung des HubSpot CRM Onboardings?
Ein Gespräch ist sinnvoll, sobald HubSpot eingeführt werden soll oder bereits lizenziert ist. Auch Unternehmen, die ihr bestehendes Setup strukturieren oder weiterentwickeln möchten, profitieren von einer frühzeitigen Abstimmung.

 

Lesen Sie hier mehr über unsere digitale Unternehmensberatung: Der HubSpot Onboarding Prozess: Startklar mit LANGEundPFLANZ! Auch als Podcast.

 

Quellen & weiterführende Informationen

LANGEundPFLANZ digital Blogartikel

LANGEundPFLANZ digital Podcasts

HubSpot – Produkte & Funktionen: https://www.hubspot.de/products

HubSpot – Kostenloses CRM: https://www.hubspot.de/products/crm

HubSpot – EU Data Center & Datenhosting: https://www.hubspot.com/company/data-centers

HubSpot – Wissensdatenbank (DE): https://knowledge.hubspot.com/de

HubSpot – Onboarding: https://www.hubspot.de/services/onboarding/customer-platform 

 

 

 

Foto: 

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