In Kooperation mit unserem Partner HubSpot.
Die Mitgliederdaten liegen in Excel, Spendenlisten in der Cloud, und für den Newsletter gibt es ein eigenes Tool – vielen Vereinen kommt dieses Szenario bekannt vor. Doch je mehr Aufgaben sich ansammeln, desto wichtiger ist ein System, das alles an einem Ort bündelt. Die gute Nachricht: Ein CRM System hilft Vereinen, Abläufe zu vereinfachen und Mitgliederbeziehungen zu stärken. Aber auch, um wertvolle Zeit für das Wesentliche zu gewinnen - die gemeinsame Sache. Immer mehr Vereine erkennen, dass professionelles Beziehungsmanagement nicht nur etwas für Unternehmen ist. Auch Vereine und kleine Organisationen profitieren davon – und das oft sogar kostenlos. Lesen Sie, was kostenlose CRM Software für Vereine bereithält.
Warum nutzen eigentlich nicht alle Vereine die HubSpot CRM Software?
Diese Frage stellen wir uns immer wieder – vor allem, seit wir gemeinsam mit den Ahorn Camp Baskets erleben, wie viel leichter digitale Organisation für Vereine sein kann. Ein CRM System entlastet Ehrenamtliche, sorgt für klare Strukturen und schafft Raum für das, worauf es in Vereinen ankommt: Leidenschaft, Engagement und Teamgeist.
Conny Pflanz und Carsten Lange, Geschäftsführer der LANGEundPFLANZ digital GmbH und leidenschaftliche Ehrenamtliche, Fans und Sponsoren der Speyerer Basketballer
CRM steht für Customer Relationship Management, also die systematische Pflege von Beziehungen. In Unternehmen betrifft das Kundinnen und Kunden, in Vereinen dagegen Mitglieder, Förderer, Spenderinnen und Spender sowie Partnerorganisationen.
Ein CRM-System sammelt und strukturiert alle Kontaktdaten zentral. So können Sie nachvollziehen, wann jemand beigetreten ist, wie aktiv diese Person im Verein ist oder ob bereits eine Spende eingegangen ist. Das Ergebnis: weniger Chaos, mehr Überblick und eine deutlich persönlichere Kommunikation.
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Wir haben nachgeschaut: Auch die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) bestätigt, dass der Bedarf an digitalen Lösungen im Vereinsleben stetig wächst – insbesondere bei Verwaltung, Kommunikation und Mitgliederbindung (Quelle: DSEE, 2024). |
Zahlreiche Plattformen bieten dafür Lösungen an – von Open-Source-Systemen wie CiviCRM über Cloud-basierte Anbieter wie Bitrix24 oder Zoho CRM bis hin zur Digitalisierungsplattform HubSpot, das mit einer kostenlosen Grundversion auch für Vereine sehr interessant ist.
Während manche Tools auf spezifische Anforderungen (z. B. Non-Profit-Arbeit oder Event-Organisation) ausgelegt sind, punkten andere durch einfache Bedienung und DSGVO-konforme Datenverarbeitung – ein entscheidender Faktor für alle Vereine, die personenbezogene Informationen verarbeiten bzw. verwalten.
Viele dieser Digitalisierungsplattformen bieten bereits in der kostenlosen Version erstaunlich umfassende Funktionen: Kontakte verwalten, E-Mails verschicken, Aufgaben organisieren oder einfache Automatisierungen erstellen. Über integrierte Formulare lassen sich etwa Mitgliedsanträge, Newsletter-Anmeldungen oder Spendenaktionen direkt auf der Website einbinden.
Welche Vorteile bringt CRM Software für Vereine?Die Einführung eines CRM-Systems ist mehr als nur ein technischer Schritt – sie kann den Vereinsalltag spürbar verändern. 1. Mitgliederbindung stärken 2. Zeit sparen und Fehler vermeiden 3. Transparenz schaffen 4. Professioneller auftreten 5. Wissen sichern |
Gerade Tools wie HubSpot ermöglichen es sogar, die Vereinswebsite und deren Inhalte zentral im gleichen System zu pflegen, inklusive Blog, Landingpages und Formularen. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss – von der Online-Anmeldung bis zur Mitgliederverwaltung. Je nach Bedarf können Vereine zu einem späteren Zeitpunkt gezielt weitere Funktionen hinzubuchen, etwa für Marketing, Buchhaltung oder Service. Das sorgt für maximale Flexibilität: Sie starten klein und erweitern Ihr System, wenn Ihr Verein wächst oder neue Anforderungen hinzukommen.
Was brauchen Vereine wirklich von einem kostenlosen CRM?Vereine unterscheiden sich stark in Größe, Struktur und Aufgaben – doch die Anforderungen an ein CRM-System ähneln sich häufig. Entscheidend ist, dass es den Alltag einfacher, nicht komplizierter macht. Typische Anforderungen sind:
Darüber hinaus sollte ein neues CRM-System nahtlos in bestehende Strukturen integriert werden können. Viele Vereine verfügen bereits über Daten in Excel-Tabellen, Mailing-Listen oder Cloud-Diensten. Ein modernes CRM ermöglicht den Import dieser Informationen, sodass nicht alles von Grund auf neu aufgebaut werden muss. Gerade in ehrenamtlich geführten Organisationen ist es wichtig, dass der Übergang ohne großen Schulungsaufwand gelingt und vorhandene Prozesse – etwa die Mitgliederverwaltung oder der Newsletter-Versand – einfach weiterlaufen können. Gute CRM-Systeme bieten Schnittstellen zu gängigen Anwendungen wie Mailchimp, Google Workspace oder Office 365, sodass sich neue und alte Werkzeuge sinnvoll ergänzen. Wichtig sind auch die Möglichkeit der kontinuierlichen Wartung und Verbesserung der Software (SaaS-Software) sowie Optionen der Erweiterbarkeit. Viele kostenlose CRM-Lösungen bieten flexible Erweiterungsmöglichkeiten, teils mit kostenpflichtigen Modulen – etwa für Marketing, Buchhaltung oder Projektmanagement. So kann das System mit dem Verein wachsen. |
Es gibt eine Reihe kostenloser CRM-Systeme, die für Vereine interessant sind. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über vier beliebte Lösungen – mit ihren jeweiligen Stärken, Einschränkungen und Empfehlungen, für wen sie geeignet sind.
💡 Tipp: Achten Sie bei der Auswahl nicht nur auf Funktionsvielfalt, sondern auch auf Datenschutz und Hostingstandort. Systeme mit Servern in der EU oder expliziten DSGVO-Zertifizierungen sind für Vereine meist die sicherere Wahl.
HubSpot CRM (Free)
HubSpot CRM überzeugt durch seine besonders intuitive Bedienung und eine moderne, DSGVO-konforme Datenhaltung. Die kostenlose Version deckt bereits zentrale Funktionen wie Kontaktmanagement, E-Mail-Kommunikation, Aufgabenverfolgung und einfache Automatisierungen ab.
Besonders attraktiv für Vereine: Sie können mit den kostenlosen Basis-Tools sofort starten –
ohne Kreditkarte, ohne versteckte Gebühren, ohne zeitliche Einschränkung.
Kostenlose Tools für den Einstieg:
Marketing-Tools (Landingpages, Formulare, E-Mail-Marketing)
Vertriebstools (Kontakte, Deals, Pipeline-Tracking)
Kundenservicetools (Live-Chat, Ticketing)
Content-Tools (Website- und Blogseiten, Content-Erstellung)
Datentools (Berichte, Dashboards, Kontakt- und Unternehmensdaten)
Damit bietet HubSpot bereits in der Free-Version eine solide Grundlage für die digitale Organisation von Vereinsarbeit. Das System ist modular aufgebaut, sodass sich später weitere Hubs – etwa für Marketing, Service oder Operations – hinzufügen lassen. So können Vereine klein beginnen und ihr CRM nach und nach erweitern, wenn die Anforderungen wachsen.
👉 Mehr Informationen: HubSpot Free CRM & kostenlose Tools
CiviCRM
CiviCRM ist eine Open-Source-Lösung, die speziell für Non-Profit-Organisationen und Vereine entwickelt wurde. Sie bietet umfangreiche Funktionen zur Mitglieder- und Spendenverwaltung sowie zur Event-Organisation. Die Software ist sehr anpassbar und dadurch besonders für größere Vereine geeignet, die über technisches Know-how oder IT-Unterstützung verfügen. Die Einrichtung kann allerdings komplex sein, da sie meist auf einem eigenen Server oder in Verbindung mit einem Content-Management-System wie WordPress betrieben wird.
Bitrix24 (Free)
Bitrix24 kombiniert CRM, Aufgabenmanagement und Team-Kommunikation in einem einzigen System. Damit eignet es sich gut für Vereine, die nicht nur ihre Mitgliederkontakte, sondern auch interne Abläufe digital abbilden möchten. Besonders praktisch ist die Chat- und Projektfunktion, mit der sich Arbeitsgruppen oder Vorstände gut koordinieren lassen. Die Vielzahl an Funktionen kann jedoch anfangs etwas überfordern – ein kurzer Einarbeitungsaufwand ist hier empfehlenswert.
Zoho CRM Free Edition
Zoho CRM bietet eine solide Grundausstattung für kleine Vereine, die sich auf Mitgliederverwaltung und Kommunikation konzentrieren möchten. Die kostenlose Version ist auf wenige Benutzer begrenzt, punktet aber mit einer klaren, übersichtlichen Oberfläche und einer mobilen App. Für kleine Teams, die mit digitalen Prozessen starten möchten, ist Zoho CRM ein guter Einstieg.
Fest steht, die Auswahl sollte immer von den Bedürfnissen Ihres Vereins ausgehen – nicht von der Funktionsliste der Anbieter. Einige Anbieter – darunter HubSpot – ermöglichen einen kostenlosen und zeitlich unbegrenzten Einstieg. Folgende Kriterien helfen sowohl beim Testen als auch bei der Entscheidung:
Benutzerfreundlichkeit:
Je intuitiver das System, desto eher wird es genutzt. Testen Sie in jedem Fall die Oberfläche, bevor Sie sich festlegen.
Datenschutz & Hosting:
Achten Sie auf DSGVO-Konformität, transparente Datenschutzrichtlinien und idealerweise EU-Server. Achtung: CRM-Plattformen bieten in der Regel unterschiedliche Pakete mit verschiedenen Konditionen und Serverstandorten an.
Anpassbarkeit:
Ein gutes CRM lässt sich erweitern, z. B. um Spendenmanagement oder Marketing-Tools.
Community & Support:
Gerade bei kostenlosen Tools ist eine aktive Nutzer-Community wertvoll.
Praxisbeispiel: Ahorn Camp Baskets – ein Verein wird digitalEin Beispiel aus der Praxis zeigt, wie wirkungsvoll digitale Strukturen sein können: Mit wachsender Mitgliederzahl steigt auch der Verwaltungsaufwand – bis hin zu unübersichtlichen Excel-Listen und zeitaufwändiger Kommunikation. Unterstützt von LANGEundPFLANZ digital führt der Verein nun mit der Digitalisierungsplattform HubSpot ein CRM-System ein, das Mitgliederverwaltung, Newsletter und Spendenkommunikation zentral bündelt. Das Ergebnis: weniger Aufwand, schnellere Abläufe und ein deutlich professionellerer Außenauftritt – auch für Sponsoren. Denn gerade bei Sportvereinen zeigt sich: Digitale Systeme sind eine hervorragende Investition in Engagement und Gemeinschaft. |
Wenn ein Verein digital wachsen möchte, lohnt sich ein Blick auf HubSpot CRM. Die kostenlose Version bietet alle wichtigen Grundfunktionen:
Darüber hinaus ist HubSpot ideal für Vereine, die ihre Mitgliederverwaltung, Spendenkommunikation oder Öffentlichkeitsarbeit professionalisieren möchten. Schon in der kostenlosen Version sind viele nützliche Basis-Tools enthalten, mit denen Sie sofort starten können – ganz ohne Kreditkarte oder versteckte Kosten (Quelle: HubSpot Free CRM).
Kostenlose Tools für den Einstieg:
Marketing-Tools: Erstellen Sie Formulare, Landingpages, Newsletter oder Social-Media-Beiträge für Veranstaltungen oder Spendenaktionen (Quelle: HubSpot Marketing Free).
Vertriebstools: Verfolgen Sie Mitgliedschaften, Förderbeiträge oder Sponsoring-Deals mit Kontakt- und Pipeline-Tracking.
Servicetools: Nutzen Sie das kostenlose Ticketing-System oder Live-Chat, um Anfragen von Mitgliedern und Unterstützenden schneller zu beantworten.
Content-Tools: Pflegen Sie Website-Seiten und Blogbeiträge direkt im HubSpot CMS – so verwalten Sie Inhalte und Kontakte in einem System.
Datentools: Erstellen Sie aussagekräftige Berichte und Dashboards zu Mitgliedsentwicklung, Spenden oder Kommunikationsaktivitäten.
Ein weiterer Vorteil: HubSpot integriert sich nahtlos in andere Anwendungen – etwa mit Zahlungs- oder Spendentools, Buchhaltungssoftware oder Newsletter-Diensten. So können Vereine ihre bestehenden Systeme weiterverwenden und neue digitale Prozesse schrittweise einführen (Quelle: HubSpot for Nonprofits).
HubSpot bietet außerdem hilfreiche Automatisierungsfunktionen, z. B. für Willkommensmails an neue Mitglieder, Dankschreiben nach Spenden oder Event-Nachfassaktionen. Damit sparen Vereine Zeit und können gleichzeitig ihre Kommunikation persönlicher gestalten (Quelle: Donately – HubSpot for Nonprofits).
Und last but not least:
HubSpot ist Vorreiter in Sachen DSGVO-Konformität, Künstliche Intelligenz und Automatisierung. Die Digitalisierungsplattform gilt laut dem Gartner Magic Quadrant 2025 erneut als Leader im Bereich B2B Marketing Automation Platforms – ein Zeichen dafür, dass Benutzerfreundlichkeit und KI-gestützte Automatisierung hier Hand in Hand gehen (Quelle: Gartner, 2025).
Mehr dazu erfahren Sie in diesen Artikeln:
Kostenlose CRM Systeme bieten Vereinen die Chance, Verwaltung, Kommunikation und Mitgliederbindung zu professionalisieren – ohne große Investitionen. Wer digitale Strukturen aufbaut, schafft Freiräume für das, worauf es im Vereinsleben ankommt: Engagement, Gemeinschaft und persönliche Begegnung.
Ob Open Source, Cloud-Lösung oder ein flexibles System wie HubSpot – entscheidend ist, dass das CRM zu Ihrem Verein passt und Sie im Alltag wirklich unterstützt.
Sind Sie bereit für die digitale Transformation?
Haben Sie Fragen? Wir helfen gerne!
FAQ: Häufige Fragen zu kostenloser CRM Software für Vereine1. Ist ein kostenloses CRM wirklich dauerhaft kostenlos? 2. Wie sicher sind Vereinsdaten in einem CRM-System? 3. Kann man mit einem CRM auch Vereinsbeiträge oder Spenden verwalten? 4. Wie gelingt der Einstieg ohne IT-Wissen? 5. Was passiert, wenn der Verein wächst? |
Technologiestiftung Berlin (2021): Digital im Verein – Studie zu digitalen Tools und Software im Ehrenamt
Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt (2024): Digitalisierung im Verein
Gartner (2025): HubSpot named a Leader in the 2025 Gartner® Magic Quadrant™ for B2B Marketing Automation Platforms
Ahorn Camp Baskets Speyer – Vereinswebsite
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