Daten besser nutzen, Abläufe vereinfachen und künstliche Intelligenz sinnvoll einsetzen: Für Unternehmen liegen darin viele Möglichkeiten. Wer die Nutzung von Daten, DSGVO und KI gemeinsam plant, schafft beste Voraussetzungen. Welche Entscheidungen sind dafür wichtig? Dieser Artikel gibt Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern einen kompakten Überblick und zeigt Lösungsansätze – von einer verlässlichen Datenbasis über verbundene Systeme bis zum Einsatz von KI.
Ob Kundenkommunikation, Vertriebsplanung oder Service: Der Nutzen digitaler Anwendungen hängt davon ab, welche Informationen verfügbar sind und wie Teams damit arbeiten können. KI erweitert die Möglichkeiten, diese Informationen auszuwerten und Aufgaben zu unterstützen.
Dafür braucht es unternehmerische Entscheidungen: Welchen Prozess möchten Sie verbessern? Welche Daten werden benötigt? Wer übernimmt Verantwortung, und woran lässt sich der Erfolg erkennen?
Die Geschäftsführung setzt Ziele und Prioritäten. Fachbereiche, IT und Datenschutz gestalten gemeinsam die Umsetzung. Bestehende Anwendungen und bewährte Abläufe bilden dabei den Ausgangspunkt. Sie lassen sich prüfen, sinnvoll verbinden und gezielt weiterentwickeln.
Weiterführende Informationen und passende Lösungsansätze finden Sie auf unserer Themenseite zu Daten, DSGVO und KI.
Lieber hören statt lesen? Auch das geht:
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf einen identifizierten oder identifizierbaren Menschen beziehen. Dazu gehören auch geschäftliche Kontaktdaten. Die DSGVO betrifft deshalb ebenso B2B-Unternehmen.
Im Alltag zählen beispielsweise dazu:
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten braucht es eine passende Rechtsgrundlage. Neben einer Einwilligung können je nach Zweck beispielsweise gesetzliche Verpflichtungen, berechtigte Interessen nach entsprechender Abwägung oder Vertragserfüllung infrage kommen. Entscheidend sind die konkrete Verarbeitung und die betroffene Person: Ein Vertrag zwischen zwei Unternehmen rechtfertigt nicht automatisch die Verarbeitung der Daten ihrer Ansprechpartner auf Grundlage der Vertragserfüllung.
Diese Einordnung hilft auch bei KI-Vorhaben: Soll eine Anwendung allgemeine Produktinformationen aufbereiten oder personenbezogene Kundenanfragen auswerten? Daraus ergeben sich unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung.
Wie lassen sich Daten besser nutzen und KI-Anwendungen verantwortungsvoll einführen? Die folgenden vier Handlungsfelder zeigen, wie Sie auf bestehenden Strukturen aufbauen können: mit einer verlässlichen Datenbasis, sinnvoll verbundenen Systemen, kontrolliertem KI-Einsatz und Datenschutz in den täglichen Abläufen.
Eine Datenstrategie klärt, welche Informationen zu Ihren Unternehmenszielen beitragen. Möchten Sie beispielsweise Anfragen schneller bearbeiten, brauchen die beteiligten Teams verlässliche Angaben zum Anliegen, zum Ansprechpartner und zum Bearbeitungsstand.
Häufig sind diese Informationen bereits vorhanden, verteilen sich aber auf mehrere Systeme oder Listen. Für einen wichtigen Prozess lässt sich zunächst festlegen:
Führen Marketing und Vertrieb denselben Kontakt unterschiedlich, können einheitliche Datenfelder, bereinigte Dubletten und abgestimmte Übergaben die Zusammenarbeit erleichtern.
Der Nutzen: Teams finden relevante Informationen schneller und müssen seltener nachfragen oder nacharbeiten. Gleichzeitig verbessert sich die Grundlage für Auswertungen und KI-Anwendungen.
CRM, Newsletter-Software und Serviceanwendungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Welche davon weiterhin passen, lässt sich anhand Ihrer Prozesse beurteilen.
Schnittstellen können Informationen zwischen bestehenden Anwendungen übertragen. Eine integrierte Plattform wie HubSpot kann kundenbezogene Abläufe auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführen. Auch die gezielte Ergänzung vorhandener Systeme ist möglich.
Ein Beispiel: Eine Website-Anfrage wird mit den erforderlichen Angaben an den Vertrieb übergeben. Der Bearbeitungsstand wird im vereinbarten System gepflegt und ist für berechtigte Beteiligte nachvollziehbar. Doppelte Eingaben und unklare Übergaben lassen sich so reduzieren.
Zur Gestaltung gehören auch die beteiligten Dienstleister: Ihre datenschutzrechtlichen Rollen, gegebenenfalls erforderliche Auftragsverarbeitungsverträge und mögliche Drittlandübermittlungen müssen geklärt sein. Ein EU-Speicherort allein beantwortet diese Fragen noch nicht vollständig.
Der Nutzen: Informationen fließen verlässlicher durch den Prozess. Zugriffe und Zuständigkeiten lassen sich passend zu den Aufgaben der beteiligten Teams gestalten.
Ob eine KI-Anwendung datenschutzkonform eingesetzt werden kann, hängt vom konkreten Zweck, den verwendeten Daten und den Bedingungen der Verarbeitung ab. Darauf lässt sich die Auswahl und Einrichtung der Lösung ausrichten.
|
Zum Nachlesen: Eine praktische Grundlage bietet die Datenschutzkonferenz mit ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024. Sie behandelt die Auswahl, Einführung und Nutzung von KI-Anwendungen. Ergänzend beschreibt die Datenschutzkonferenz in ihrer Orientierungshilfe zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bei KI-Systemen vom Juni 2025, wie Datenschutz bei Entwicklung und Betrieb berücksichtigt werden kann. Die Hinweise unterstützen auch die Bewertung geeigneter Lösungen bei der Beschaffung. Für die Einbindung eigener Wissensbestände ist außerdem die DSK-Orientierungshilfe „Datenschutzrechtliche Besonderheiten generativer KI-Systeme mit RAG-Methode“ vom Oktober 2025 relevant. RAG steht für Retrieval Augmented Generation: Die KI zieht zur Beantwortung einer Anfrage passende Informationen aus einer angebundenen Wissensbasis heran, beispielsweise aus Produktdokumentationen oder Servicewissen. Die Orientierungshilfe erläutert, welche datenschutzrechtlichen Besonderheiten dabei zu berücksichtigen sind. |
Ein überschaubarer Einstieg ist beispielsweise die Erstellung von Antwortentwürfen im Kundenservice auf Basis freigegebener Produktinformationen. Mitarbeitende prüfen die Entwürfe vor dem Versand. Anschließend bewerten Sie, ob Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Antwortqualität sich verbessern.
Im CRM integrierte KI kann den kontrollierten Umgang mit Daten erleichtern. Manuelle Übertragungen in zusätzliche Anwendungen können entfallen. Bei HubSpot lässt sich in den KI-Einstellungen beispielsweise festlegen, ob generative KI CRM-Daten, Kundenkonversationsdaten und Dateidaten verwenden darf. Welche Einstellungen zum vorgesehenen Einsatz passen, sollte vorab geprüft werden. Die Nutzung für das Training eigener HubSpot-KI-Modelle wird separat eingestellt.
Auch integrierte Funktionen können externe KI-Dienstleister einbeziehen. Deshalb gehören deren Datenverarbeitung sowie Speicher- und Trainingsbedingungen zur Prüfung.
Der Nutzen: Ihr Team kann KI für eine definierte Aufgabe einsetzen und Erfahrungen sammeln. Die Ergebnisse liefern eine Grundlage für die Entscheidung über die weitere Nutzung.
Die DSGVO in Unternehmen lässt sich besser umsetzen, wenn Anforderungen direkt in Arbeitsabläufen berücksichtigt werden. Passende Berechtigungen, nachvollziehbare Einwilligungen und geregelte Löschverfahren geben den Teams Orientierung.
Wo eine Einwilligung erforderlich ist, muss ihre Erteilung nachweisbar sein. Eine nachvollziehbare Dokumentation hält fest, wer wann, auf welchem Weg und auf Grundlage welchen Einwilligungstextes zugestimmt hat. Zweck und aktueller Status sollten im System erkennbar sein.
Wird die Einwilligung widerrufen, muss die darauf gestützte Verarbeitung für die Zukunft beendet werden. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin auf Grundlage einer wirksamen Einwilligung erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können fortbestehen; sie erlauben jedoch keine weitere Nutzung für den widerrufenen Zweck.
Für KI-Anwendungen helfen verbindliche Regeln: Welche Aufgaben sind freigegeben? Welche Informationen dürfen verwendet werden? Wer kontrolliert die Ergebnisse und unterstützt bei Fragen?
Vor dem Einsatz ist außerdem zu prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Das gilt bei einer Verarbeitung, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen mit sich bringt. Zusätzlich sind die für den jeweiligen Einsatz geltenden Anforderungen der KI-Verordnung zu berücksichtigen, etwa zur KI-Kompetenz der beteiligten Mitarbeitenden.
Der Nutzen: Mitarbeitende erhalten einen verlässlichen Rahmen. Neue Anwendungen können anhand vereinbarter Zuständigkeiten und Verfahren bewertet und eingeführt werden.
Eine verlässliche Datenbasis, passende Systemverbindungen und durchdachte Prozesse schaffen die Grundlage für einen verantwortungsvollen KI-Einsatz.
Als Geschäftsführer geben Sie die Richtung vor und ermöglichen die Zusammenarbeit der Beteiligten. Ein Prozess, dessen Verbesserung Kunden und Mitarbeitenden spürbar hilft, ist ein guter Ausgangspunkt. Von dort lassen sich Datenbedarf, technische Umsetzung und Datenschutz gemeinsam gestalten.
LANGEundPFLANZ digital unterstützt Sie bei Strategie, Prozessen, Systemintegration und technischer Umsetzung. Erforderliche juristische Bewertungen werden mit den zuständigen Datenschutz- und Rechtsexperten abgestimmt.
Sie möchten KI für eine erste, klar abgegrenzte Aufgabe einsetzen? Diese fünf Fragen helfen Ihnen, Nutzen, Datenbedarf und Voraussetzungen einzuordnen:
Diese Fragen helfen, aus einer KI-Idee ein bewertbares Vorhaben zu machen. Sie bieten Orientierung und ersetzen keine Prüfung des konkreten Einsatzes.
Ein sinnvoller Einstieg ist eine klar abgegrenzte Aufgabe. Prüfen Sie zunächst, welche Daten dafür benötigt werden und ob diese geeignet, aktuell und rechtmäßig nutzbar sind. Vorhandene Systeme können häufig weiterverwendet oder gezielt ergänzt werden. Aus dem ersten Anwendungsfall lassen sich weitere Verbesserungen ableiten.
Integrierte KI kann manuelle Übertragungen in zusätzliche Tools reduzieren und die zentrale Steuerung der Nutzung erleichtern. Bei HubSpot lässt sich beispielsweise einstellen, ob bestimmte Datenkategorien für generative KI verfügbar sind. Dennoch müssen die konkrete Funktion, beteiligte Dienstleister und die Bedingungen der Datenverarbeitung geprüft werden.
Viele Aufgaben lassen sich mit allgemeinen Produktinformationen, freigegebenen Hilfetexten oder anderen Inhalten ohne Personenbezug unterstützen. Prüfen Sie deshalb zuerst, welche Informationen für das gewünschte Ergebnis tatsächlich erforderlich sind. Das kann die Einführung vereinfachen und den Schutz personenbezogener Daten erleichtern.
Wir verbinden die strategische Planung mit der Gestaltung von Prozessen und der technischen Umsetzung. Dazu gehören die Weiterentwicklung Ihrer Datenbasis, die Integration bestehender Systeme und die Einführung geeigneter KI-Anwendungen. Erforderliche juristische Bewertungen werden mit den zuständigen Datenschutz- und Rechtsexperten abgestimmt. Mehr erfahren Sie auf unserer Themenseite zu Daten, DSGVO und KI.