Administratoren können nun Benutzerreferenzen in mehreren Workflows gleichzeitig suchen und ersetzen. Dadurch wird es einfach, Workflows zu identifizieren, die auf einen bestimmten Benutzer verweisen – beispielsweise bei der Zuweisung von Deals oder Tickets – und diesen Benutzer durch einen anderen zu ersetzen.
Administratoren müssen Workflows nicht länger einzeln öffnen und manuell bearbeiten, um Benutzerreferenzen zu aktualisieren.
Wenn Teams wachsen oder sich verändern, verweisen Workflows häufig auf Benutzer, die das Unternehmen verlassen, ihre Rolle wechseln oder vorübergehend nicht verfügbar sind. Bisher gab es keine einfache Möglichkeit, Workflows gesammelt zu identifizieren und zu aktualisieren, in denen ein bestimmter Benutzer referenziert wird. Administratoren waren gezwungen, potenziell Hunderte oder Tausende von Workflows manuell zu überprüfen. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und kann leicht unvollständig bleiben, was zu unterbrochenen Automatisierungen, fehlgeschlagenen Benachrichtigungen und gestörten Geschäftsprozessen führt.
Mit der Funktion zum Suchen und Ersetzen von Benutzerreferenzen bietet HubSpot Administratoren eine zuverlässige Möglichkeit, Workflows bei Rollenänderungen, Reorganisationen oder Vertretungssituationen schnell zu aktualisieren. Dadurch wird der administrative Aufwand reduziert und ein reibungsloser Betrieb der Automatisierungen sichergestellt.
Diese Funktion steht ausschließlich Administratoren zur Verfügung.
Über die Einstellungsseite:
Wechseln Sie zu Einstellungen.
Navigieren Sie zu Benutzer & Teams.
Suchen Sie den Benutzer, den Sie aktualisieren möchten, und öffnen Sie dessen Benutzerprofil.
Navigieren Sie im Benutzerprofil zum Abschnitt Datensätze und Assets des Benutzers überprüfen.
Suchen Sie Workflow-Konfigurationen und klicken Sie auf Alle anzeigen.
Sie werden zur Workflow-Übersicht mit der Suchen-und-Ersetzen-Funktion weitergeleitet.
Wählen Sie den Benutzer aus, der derzeit in den Workflows referenziert ist.
Wählen Sie den Benutzer aus, durch den dieser ersetzt werden soll.
Klicken Sie auf Ersetzen, um die Änderungen anzuwenden.
Über die Workflows:
Die Ersetzungen können je nach Anzahl der zu aktualisierenden Workflow-Referenzen einige Minuten in Anspruch nehmen.
Marketing Hub Professional
Marketing Hub Enterprise
Data Hub Professional
Data Hub Enterprise
Sales Hub Professional
Sales Hub Enterprise
Service Hub Professional
Service Hub Enterprise
Smart CRM Professional
Smart CRM Enterprise
Die neue Funktion zum Suchen und Ersetzen von Benutzerreferenzen in Workflows stellt eine deutliche Erleichterung für HubSpot-Administratoren dar. Sie ermöglicht es, Änderungen in Teams schnell, zentral und fehlerfrei abzubilden, ohne einzelne Workflows manuell prüfen und anpassen zu müssen. Gerade bei Rollenwechseln, Reorganisationen oder Abwesenheiten sorgt das Feature für stabile Automatisierungen und verhindert Unterbrechungen in wichtigen Geschäftsprozessen. Insgesamt reduziert die Lösung den administrativen Aufwand erheblich und trägt zu einem reibungslosen, skalierbaren Workflow-Management bei.